ANALYSES DIAGNOSTIQUES DE L’OUTIL DE GESTION EXISTANT AU SEIN DE CO.MA.MA

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IDENTIFICATION DES POINTS FORTS, POINTS FAIBLES, OPPORTUNITES ET MENACES AU SEIN DE LA CO.MA.MA

L’analyse FFOM permet de voir de près la situation exacte de la Compagnie surtout sur le plan financier, objet de notre thème de mémoire.Les forces, les faiblesses, les opportunités ainsi que les menaces doivent relater les informations financières de la Compagnie dans la nécessité d’un tableau de bord qui permet de représenter globalement cette situation financière.

Pour démontrer que la Compagnie CO.MA.MA a vraiment besoin de ce tableau de bord, nous allons voir tout d’abord les points forts et les points faibles de l’outil de gestion utilisé actuellement au sein de la Compagnie pour aboutir ensuite aux opportunités et aux menaces de cet outil de gestion.

Les Points forts et les points faibles de l’outil de gestion de la CO.MA.MA

Pour ce propos, il est nécessaire de commencer par les points forts ou les forces de la CO.MA.MA sur le plan organisationnel pour arriver ensuite à trouver ses points faibles ou faiblesses. Ces forces et faiblesses sont multiples mais nous allons axer notre présentation à l’utilité du tableau de bord pour l’amélioration dela gestion de la CO.MA.MA.

Les forces constatées sur le plan organisationnel

Dans la vie d’une entreprise, l’existence de la for ce peut motiver les responsables à assumer leurs tâches pour atteindre l’objectif envi sagé. Parmi ces forces, les qualités suivantes sont à énumérer pour la CO.MA.MA : la compétence dupersonnel, l’attribution de stages aux étudiants, l’organisation réussie du travail, la performance constatée des matériels administratifs de la Compagnie, l’avantage de l’exi stence de la Comptabilité au sein de la Compagnie.

La compétence du personnel de la CO.MA.MA

Pour pouvoir satisfaire ses clients, la CO.MA.MA s’engage à former son personnel périodiquement : tant sur la méthode de travail engénéral, que sur la méthode comptable. Ces personnels ont acquis une bonne formation professionnelle, qui leur a rendu apte à répondre aux exigences nécessaires pour le poste qu’ils occupent.

Grâce à la compétence de l’équipe de la CO.MA.MA GROUP, la Compagnie trouve toujours des solutions face aux problèmes qui peuvent se produire. C’est pour cela que la CO.MA.MA obtient la fidélité de ses clients. Les expériences et les qualifications du personnel de l’entreprise permettent d’accélérer letravail, et la Compagnie ne risque pas d’avoir de pénalisations fiscales. Nous pouvons dire, par la suite, que les employés de la Compagnie sont plus où moins compétents et intègres.

Les attributions des personnels suivants témoignentcette compétence :

· Le Gérant de la COMAMA :

Au dessus du Directeur Général se trouve le Gérantde la CO.MA.MA dont le bureau est basé à Antananarivo CAP 3000 à Andraharo. Le G érant est à la fois assisté par le Directeur Général, de nationalité étrangère, travllaint au lieu de l’exploitation à Majunga et le Contrôleur de Gestion, de nationalité malgache, opérant à Antananarivo.

L’instance dirigeante est subdivisée en trois directions sous l’égide de la direction générale, à savoir :

La direction exploitation

La direction technique

Et la direction administrative et financière

Chaque Direction est divisée en plusieurs services et chaque chef service est secondé par un Adjoint à l’exception de quelques services c omme le Service Personnel. Le Gérant coordonne l’ensemble des activités des quatre directions, du point de vue matériel, humain, et financier, en d’autres termes, il assure le contrôl e de gestion au sein de la CO.MA.MA. Il est chargé de mettre en place l’organisation, d’une part et, le contrôle d’autre part ; il est assisté par un Responsable de contrôle de gestion pour assu rer l’efficacité du contrôle.

· Le Directeur Général de la COMAMA :

La Direction Générale est le Coordinateur généraldes activités de la CO.MA.MA. Cette dernière assure le bon fonctionnement de la Compagnie en supervisant l’agencement des techniques financières, la gestion commerciale et des ressources humaines de la Compagnie. Il est à remarquer la hiérarchie que toutes les décisions finales lui appartiennent.

– L’Assistante de la Direction Générale :

L’Assistance de la direction joue un rôle de coordo nnateur général de la compagnie. Elle assure la vérification des pièces justificatives, en terme de vérification horizontale et verticale avant signature ou paiement par les deux directions responsables DG et DAF (facture, bon de repas, bon de commande, état de paie des journaliers, bon de réception …). Et elle est chargée de gérer avec l’avocat de la compagnie toutes les affaires contentieuses de la CO.MA.MA. Elle garantit la gestion de stocks des fournitures consommables à moins d’un an et la gestion des courriers (arrivées et départs) arp poste ou électroniques de la Compagnie. La distribution de ces courriers jusqu’à leurs destina taires respectifs lui incombe.

-Le Directeur Administratif et Financier :

La direction administrative et financière traite les informations reçuesdes autres directions (Direction Exploitation et Direction Technique), afin de pouvoir répondre au besoin des dirigeants (Gérant et Direction Générale) en matière d’informations financières et du point de vue tableau de bord.

Aussi, elle est le premier responsable de l’Audit Interne et de la mise en place, du suivi des dispositifs du Contrôle Interne

La direction administrative et financière est responsable des services ci-après :

– Le Service personnel :

Le service personnel est le garant de la tenue des dossiers de chaque agent, dès son embauche jusqu’au moment où le personnel quitte la société, et il est aussi responsable du suivi de l’application du code de travail au sein de la Compagnie et aussi de la déclaration des impôts (cotisations sociales) auprès des organismes étatiques malgaches. Il assure aussi le suivi de l’application des règlements intérieurs adoptés par la Compagnie.

– Le Service Comptabilité :

Le Service Comptabilité assure la tenue journalièrede la comptabilité et la sortie des états financiers réguliers en fin d’exercice comptable de la Compagnie, selon les conventions et les divers principes fondamentaux du PCG 2005. Il assure aussi les régularisations des dettes fiscales et sociales de la Compagnie. Le Service Comptabilité assure aussi l’établissement des données statistiques de la Compagnie pour permettre d’évaluer les consommations de chaque direction. Le double de toutes les pièces comptables est envoyé au siège social pour garantir l’exhaustivité des opérations comptables. Il importe de noter que la section trésorerie de la Compagnie est rattachée directement au Service Comptabilité.

– Le Service achat :

Le service Achat est mis en place pour satisfaire les besoins en matières et fournitures de chaque direction et service de la Compagnie. Le suivi des procédures est impératif en cas de besoins de chaque direction.

– Le Service Facturation :

Le Service Facturation s’occupe essentiellement de l’établissement des factures de vente de la Compagnie ainsi que leurs suivis. Le but de ce service est d’atteindre les objectifs du contrôle interne relatifs aux encaissements, à s avoir le rapprochement des divers documents qui doit être effectué quotidiennement (par semaine et/ou par mois). Il assure aussi le « dispatche » de ces factures autres services concernés afin d’assurer l’atteinte des objectifs et de déceler les anomalies.

* Le Directeur Technique :

· La Direction Technique est un domaine très important au sein de la CO.MA.MA, aux vus des divers services qu’elle assure pour le bon fonctionnement de la production. La Direction Technique a sous sa supervision un Chef de Service principal qui dirige cinq (05)

équipes de service pour assurer l’entretien, la réparation et le dépannage des matériels électriques et mécaniques et surtout les magasinage pour stocker les matières consommables y compris les lubrifiants et les carburants.

– Le Directeur Exploitation :

La Direction Exploitation est en liaison directe avec les clients. En collaboration avec le Service Facturation, son rôle consiste particuli èrement à satisfaire le besoin de chaque client, et de rapporter au jour le jour ses informations auprès de la Direction Générale.

La Direction Exploitation a sous sa direction deux chefs de service dont le Chef de Rade Bord et le chef d’Armement. Ces deux chefs de service sont assistés chacun par un Adjoint qui est en mesure de leur aider respectivement dans l’accomplissement de leurs tâches.

Le rôle principal de la Direction Exploitation cons iste à débarquer le navire, suivant la commande des clients, prendre soin des marchandises jusqu’à leur livraison en respectant toutes les procédures portuaires, maritimes et douanières.

Il revient à ce département d’assurer toutes les commandes des clients et de gérer les opérations d’embarquement et de débarquement des marchandises.

Il comprend deux services principaux et deux autres d’appui :

– Le Service de Rade Bord : qui se charge des opérations à bord des navires en rade ou à quai (Débarquement et Embarquement) ;

– Le Service Rade Armement : qui s’occupe du transport du chaland à bord des navires avec les remorqueurs (transport entre quai et rade ou vice versa).

– Le Service terre-plein et le service magasin : qui sont responsables de la gestion du parc de conteneurs ainsi que du lieu d’entreposage en magasin ou en terre-plein.

La description des fonctions et tâches ainsi que la définition des responsabilités réellement exercées au niveau du centre de responsabilités étudié est indispensable pour déterminer les missions et objectifs principaux du responsable à qui le tableau de bord est destiné. Des investigations doivent alors être menées par le « maitre d’œuvre », si les attributions réelles et les moyens d’actions du responsable concerné ne sont pas connus. Elles sont souvent matérialisées par :

Un déroulement d’entretiens avec le Responsable et son supérieur immédiat

Une attribution de questionnaire au Responsable. Une fois complété, le questionnaire est présenté au supérieur immédiat pour qu’il puisse ajouter ses commentaires et ses observations.

Attribution de stages aux étudiants

La CO.MA.MA participe à la formation des étudiants. Cela est considéré comme un des atouts de la Compagnie sur le plan externe car, les étudiants, après leur stage dans cette Compagnie, pourront envisager une bonne carrière dans leur vie professionnelle. Cela influence l’image de l’entité car non seulement les étudiants acquièrent des connaissances mais ils participent aussi à la croissance de la Co mpagnie. La Compagnie de son côté exige les efforts des étudiants dans l’accomplissement de leurs tâches durant le stage pour que le fruit de ces dernières puisse améliorer le systèmede gestion de la Compagnie.

Organisation réussie du travail

Du point de vue général, nous pouvons constater qu’il existe une organisation de travail dans la compagnie.

Exemples :

– Il y a un Superviseur Comptable

– Il y a aussi un Responsable qui s’occupe de l’enr egistrement comptable

– Il y a un autre Responsable qui se charge spécialement de la numérotation et du contrôle des pièces comptables

Le traitement des travaux comptables fonctionne bien car les employés sont tous déjà expérimentés et ils n’ont pas beaucoup de difficultés sur leur travail. Ils ont déjà vu différents cas de comptabilisation, alors ils savent déjà quoi faire sur tels ou tels types d’opérations ou face à tels ou tels problèmes. Ils maîtrisent bien la comptabilisation et les procédures comptables.

Lors de notre stage, nous avons constaté aussi la rapidité du travail du personnel comptable de la Compagnie. Cela représente un avantage important pour la CO.MAMA car en général le retard d’informations n’existe pas à la COMAMA. Le temps d’exécution du travail dépend de l’arrivée des courriers envoyés arp la CO.MA.MA vers CO.MA.group au CAP 3000 Andraharo. L’enregistrement de ces courriers est bien assuré par le Responsable de la COMAMA.

Les employés de la Compagnie sont très méthodiquesDe. ce fait, ils arrivent toujours à rendre facile, rapide et à temps leur travail. Par exemple, lors de la déclaration de différents impôt et taxes (TVA, IRSA, IR). En effet, l’Etat n ’a pas pu pénaliser la Compagnie grâce à la compétence acquise par les responsables financiers dans le respect des délais impartis.

Performance des matériels administratifs :

La compagnie a donc un avantage sur le plan matériel car il dispose des matériels informatiques à jours, tels que des ordinateurs per formants, des imprimantes accompagnées de téléphone fixe et Fax, de réseau internet. Cesmatériels permettent l’accomplissement des travaux aux temps voulus.

Avantage de la comptabilité :

En se basant sur les informations contenues dans les documents comptables, le Directeur Administratif et Financier de la CO.MA.MA a généralement recoure aux analyses financières pour orienter ses actions et ses décisions. Ces analyses financières portent sur :

L’appréciation du résultat net de l’exercice.

L’évaluation du patrimoine de la compagnie qui est basée sur le bilan.

L’analyse de ses états financiers qui leur permet particulièrement d’apprécier la structure des biens que l’entreprise possède ou sur lesquels elle exerce un contrôle.

L’étude de la situation financière de la compagnie .

L’existence des renseignements concernant les départements qui engendrent des coûts, par exemple les départements d’exploitation et Technique. Les responsables de ces Départements assurent des informations sur les aspects de financement et d’investissement des ressources de la Société. Ils permettent aux dirigeants d’avoir une vue globale de l’évolution de l’équilibre financier et de la situation de trésorerie.

Pour conclure, la comptabilité permet aux dirigeants de la compagnie de savoir la valeur du patrimoine de la compagnie, le montant du résultat, d’apprécier les conséquences des décisions prises et de connaître la position dela compagnie vis-à-vis des tiers.

Les Faiblesses de la Compagnie sur le plan organisationnel

Dans la vie d’une entreprise, l’existence des faibl esses est un risque pour les responsables de ne pas atteindre les objectifs qu’ils prétendent à envisager. Ces faiblesses sont multiples mais nous pouvons énumérer les faiblessesde l’outil de gestion existantes au sein de la CO.MA.MA, l’exploitation incomplète du logiciel Sage, le manque de mise à jour des fiches d’intervention et l’inexistence d’un tableau de bord financier formalisé.

Les Faiblesses de l’outil de gestion existan t au sein de la CO.MA.MA

L’utilité de la comptabilité générale est très importante pour le gérant de la Compagnie mais elle présente des faiblesses pour la gestionde l’entreprise.

La comptabilité générale constitue les sources d’information principale pour les parties prenantes de la Société comme : les institutions financières, l’Etat, les fournisseurs….En s’adressant à un résultat d’utilisateurs, elle a plutôt un caractère de globalité. Du point de vue de la gestion de la Compagnie, cela implique plusieurs conséquences majeures comme la constatation de la lenteur administrative dans la circulation des données, le manque de données pour l’analyse dans la Comptabilité Générale, l’inexistence d’indications précises dans les services de la Compagnie » Lenteur administrative constatée dans la circulation des données

La nécessité de trier les informations essentiellesparmi la masse d’informations disponible et l’existence de la lenteur dans la circulation des données à cause du regroupement des dossiers expédiés au siège principal à Antananarivo sont les premières faiblesses à constater. Le gérant de la CO.MA.MA risque d’être informé tardivement sur l’événement interne et externe et cela aura d’impacts sur l’activité de la Compagnie.

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Table des matières

INTRODUCTION
PARTIE I : CADRE GENERAL DE L’ETUDE
Chapitre I : Présentation de la CO.MA.MA
Section 1 : Historique
Section 2: Structures organisationnelles
Section 3 : Activités et missions
CHAPITRE II : Théorie générale sur le tableau de bord
Section 1 : Description du tableau de bord
1.1 Définitions du tableau de bord
1.2 Caractéristiques du tableau de bord
1.3. Principes d’élaboration d’un tableau de bord
1.3.1 Les principes généraux d’un tableau de bord
1.3.2 Les niveaux de tableau de bord
1.3.3 L’emboitement des tableaux de bord
Section 2 : Démarches adoptées pour la mise en place du tableau de bord
2.1 Etablissement de l’organigramme de gestion
2.1.1 Détermination des missions et objectifs principaux d’un centre de responsabilité
2.2 Recherche des points clés de décision
2.3 Choix des indicateurs
2.3.1 Les indicateurs représentatifs
2.3.1.1 Participation des Responsables de l’entreprise
2.3.1.2 Qualités des indicateurs
2.3.2 Collecte des informations
CHAPITRE III: Description des outils de gestion existants au sein de la CO.MA.MA
Section 1 : Les différentes étapes de la préparation des états financiers
1.1 La collecte des pièces comptables
1.2 Classement et numérotation des pièces justificatives
1.3. Vérification des pièces justificatives
1.4 Saisie des pièces comptables
Section 2 : Etablissement des états financiers
2.1 Le Bilan
2.2 Le compte de résultat
2.3 Le tableau des variations des capitaux propres
2.4 Le tableau des flux de trésorerie (méthodes directe et indirecte)
2.5 L’annexe des états financiers
PARTIE II : ANALYSES DIAGNOSTIQUES DE L’OUTIL DE GESTION EXISTANT AU SEIN DE CO.MA.MA
CHAPITRE I : Identification des points forts, points faibles, opportunités et menaces au sein de la CO.MA.MA
Section 1 : Les Points forts et les points faibles de l’outil de gestion de la CO.MA.MA
1.1 les forces constatées sur le plan organisationnel
1.1.1 La compétence du personnel de la CO.MA.MA
1.1.2 Attribution de stages aux étudiants
1.1.3 Organisation réussie du travail
1.1.4 Performance des matériels administratifs
1.1.5 Avantage de la Comptabilité
1.2. Les Faiblesses de la Compagnie sur le plan organisationnel
1.2.1 Les Faiblesses de l’outil de gestion existant au sein de la CO.MA.MA
1.2.2 Exploitation incomplète du logiciel Sage
1.2.3 Manque de mise à jour de fiche d’intervention
1.2.4 Inexistence du tableau de bord financier formalisé
Section 2 : Les opportunités et les menaces de l’outil de gestion utilisé au sein de la CO.MA.MA
2.1 Les opportunités du contrôle
2.2 Menaces du contrôle
CHAPITRE II : Les problèmes rencontrés dans la mise en œuvre de l’outil de gestion de la CO.MA.MA
Section 1 : Problèmes liés aux procédures d’achat
1.1Défaillance sur le choix des fournisseurs
1.2 Irrégularités constatées dans la réception des marchandises
1.3 Gestion de stocks anormale
Section 2 : Problèmes liés aux ressources humaines
2.1 Insuffisance du nombre de personnel
2.2 confusion de responsabilités
2.3 Manque de motivation
Section 3 : Problèmes liés au système d’information
3.1 Moyen matériels insuffisants
3.2 Production tardive des résultats
33 Mauvaise circulation des informations
PARTIE III : Proposition de solutions, solutions retenues et résultats attendus
CHAPITRE I : Proposition de solutions pour l’amélioration du système de gestion au sein de la CO.MA.MA
Section 1 : Proposition d’un Organigramme de gestion et points clés de décision pour le Responsable Financier
1.1 Définition des Fonctions pour le Responsable Financier
1.2 Tableau de synthèse
Section 2 : Proposition d’indicateurs et de sources d’informations correspondantes
2.1: Améliorations proposées aux procédures d’achat
2.1.1 Réorganisation du choix des fournisseurs
2.1.2 Amélioration de la phase de réception des marchandises
2.1.3 Amélioration de la gestion de stocks
2.2 Proposition de motivations au personnel
2.2.1 Recrutement de nouveaux collaborateurs
2.2.2 Attribution rationnelle des tâches
2.2.3 Définition des responsabilités
2.2.4 Motivation du personnel
2.3 Proposition d’indicateurs spéciaux pour le système d’informations
2.3.1 Etablissement de la liste des données nécessaires
2.3.2 Détermination de la source des informations
2.3.3 Elaboration d’un cahier de charges d’informations
2.3.4 Montage du tableau de bord
2.3.4.1 Présentation des indicateurs
2.3.4.2 Forme générale du tableau de bord
2.3.5 Acquisition de nouveaux matériels
2.3.5.1 Gestion des informations intégrées
2.3.5.2 Amélioration de la circulation d’informations
2.4 Proposition d’indicateurs pour la trésorerie de la CO.MA.MA
2.4.1 Indicateur permettant de contrôler la rentabilité des capitaux investis
2.4.2 Etablissement du cahier de charge des informations
CHAPITRE II: Solutions retenues, résultats attendus et recommandations générales
Section1 : Solutions retenues
1.1 Présentation de maquettes de tableau de bord pour le Responsable Financier de la CO.MA MA
1.1.1 Propositions d’amélioration du système de suivi des clients et des fournisseurs
1.1.2 Présentation des indicateurs du tableau de bord pour le Responsable financier
1.1.3 Analyse des ventes
Section 2 : Résultats attendus
2.1 Sur le plan économique
2.2 Sur le plan financier
2.3 Sur le plan social
Section 3 : Recommandations générales
3.1 Faire un entretien préventif des équipements
3.2 Conduire une réunion d’information mensuelle
CONCLUSION GENERALE
ANNEXE
BIBLIOGRAPHIE
WEBOGRAPHIE
TABLE DES MATIERES