Pour un chef d’Entreprise qui se soucie de la bonne marche de ses affaires, il est parfois utile d’avoir des indicateurs, des clignotants qui l’avertissent d’un danger imminent, nécessitant des actions correctives immédiates, exactement comme le conducteur d’un véhicule qui, à tous moment, doit connaître le niveau d’essence dans son réservoir, la température du moteur, d’état de charge de sa batterie. S’il ne prend pas garde à tous les indicateurs du tableau de bord, il risque de se trouver en panne en cours de route, et avoir beaucoup de peine pour pouvoir répartir. La même situation se présente pour le dirigeant d’entreprise, où il doit faire attention à tous les indicateurs pour pouvoir agir à temps afin de corriger les anomalies signalées. C’est l’objet du tableau de bord de gestion.
CONSIDERATIONS GENERALES DE LA SOCIETE
PRESENTATION DE LA SOCIETE
Historique
La Société STONEWORKS est une société à responsabilité limitée (S.A.R.L) créée en 1995 avec un capital initial de 185 000 000 Fmg. Elle est gérée par deux associés étrangers. Auparavant, l’un de ces associés avait fondé avec un partenaire national la société « Stones of Madagascar » mais cette association a été dissoute en mai 1994 et STONEWORKS a eu par la suite sa raison d’être. Elle se conforme à toutes les réglementations dans le cadre des lois malgaches et est membre de la chambre de commerce de Madagascar, ce qui lui permet de continuer ses activités sur notre territoire, reconnu mondialement comme source principale de pierres gemmes de qualité.
Activité
La principale activité de la société est la transformation des pierres industrielles en pierres d’ornementation. Elle se spécialise surtout dans le roulage des pierres, une activité bien située et susceptible de prendre son essor, vu la richesse que possède Madagascar sur les qualités de pierres gemmes, et de l’inexistence de concurrence locale car c’est elle seulement qui s’élance en ce moment dans cette activité sur notre territoire. Par contre, elle a des concurrents un peu partout dans le monde, il y en a en Afrique du Sud, au Brésil, en Extrême-Orient … Et c’est là que surgit le problème de satisfaction des clients étrangers parce que le marché de pierres roulées connaît actuellement un accroissement rapide sur l’échelle internationale, ce qui met en évidence la supériorité de la demande par rapport à l’offre. Comme activité secondaire, elle fabrique également des cabochons, qui sont des pierres fines ou de fantaisie, taillées, qui ont été polies et ne comportent pas de facettes ; des boules ; des messages et des jeux de solitaire suivant les demandes des clients. Les deux-tiers de ces produits sont destinés à l’exportation et le reste est vendu dans les deux points de vente sis à Antananarivo, l’un se trouve à Antaninarenina, et l’autre se situe à Analakely. La société ne se limite pas seulement à ces deux activités, mais parfois, elle expédie des pierres brutes selon les besoins des clients.
Structure organisationnelle
Une organisation est définie comme la recherche permanente de l’efficacité dans l’accomplissement du travail, une politique menant l’entreprise vers son but. Elle est donc constituée par des départements spécialisés de l’entreprise et des réseaux de communication qui les relient. Pour accomplir sa mission, la société met en place une structure organisationnelle très claire. Une structure représentée par un organigramme de structure « Staff and Line ». Le principe de cette structure est de concilier tout à la fois la structure hiérarchique (relation « line » exprimant le commandement direct d’un supérieur sur ses subordonnés) et la structure fonctionnelle (relation « Staff » jouant le rôle des conseillers fournissant les informations nécessaires aux décisions des chefs successifs de la hiérarchie).
Organigramme général de la société STONEWORKS
La société, dirigée par un gérant, se subdivise en trois services : le service administratif et financier, le service commercial et le service de production. Son organigramme général est simple compte tenu de sa taille. Nous le schématisons dans l’annexe 1 et dans l’annexe 2 celui du service de production détaillé.
Missions et responsabilités
Missions et responsabilités du gérant
La gérance est l’organe qui assure la fonction management de la société. En effet, c’est elle qui prévoit, organise, commande, coordonne et contrôle les activités des différentes fonctions existantes. Elle définit la politique et la stratégie générale de la société ainsi que les différents objectifs à long et à court terme. En outre, elle établit la structure de l’entreprise et définit les tâches et responsabilités de chaque responsable et l’étendue de son pouvoir. Elle donne les directives et contrôles les résultats par rapport aux objectifs fixés et prend des actions correctives.
Missions et responsabilités du service administratif et financier
Ce service a comme principales missions d’assurer :
– la gestion financière et comptable de la société
– la gestion administrative et les relations publiques
– la gestion du personnel .
• Pour la gestion financière et comptable, les tâches suivantes incombent au service administratif et financier en matière de finances :
– établissement du plan et budget
– gestion de trésorerie :
∗ gestion des ressources (fonds propre ou concours extérieurs)
∗ gestion des emplois (fonds de roulement, investissement) .
Quant à la gestion comptable, elle a sous son autorité le département comptable qui a pour rôle d’assurer en particulier l’élaboration des états financiers compte tenu des éléments émanant de la gestion et des directives prises par les responsables de la société. Ce département a comme principale attribution de tenir la comptabilité générale (tenue des livres, des registres auxiliaires, établissement du bilan et compte de résultat, déclarations fiscales, magasins – matières premières et produits finis).
• Pour la gestion administrative et les relations publiques. Le responsable administratif et financier assure les relations publiques en général, c’est-à-dire, les relations avec les différents ministères (Mines, Travail, Trésor), les fournisseurs, les clients et les établissements bancaires. Elle gère la documentation et les archives de la Société ainsi que les affaires contentieuses.
• Pour la gestion du personnel. Le responsable administratif et financier supervise le fonctionnement du département administratif et du personnel. Ce département gère :
– les mouvements du personnel (recrutement, accueil, orientation) ;
– la gestion de l’emploi (rémunération, condition de travail, hygiène et sécurité, droit de travail et réglementation) ;
– la relation sociale interne (règlement intérieur) et externe (inspection de travail, CNaPS, OSTIE) ;
– la relation avec les pouvoirs publics tels que les contributions directes et indirectes, la trésorerie principale, l’enregistrement, le tribunal, les différents syndicats et les assurances.
Il effectue des travaux périodiques comme la paie, les impôts et taxes, les attestations et les déclarations, les courriers, les correspondances diverses, les inventaires.
Missions et responsabilités du service commercial
Le responsable commercial a comme principale mission d’assurer la vente des produits STONEWORKS et l’approvisionnement en tous autres articles dont la société a besoin. Ce service est responsable de la fonction vente et la fonction approvisionnement ou achat de la société.
• La Fonction vente :
Il incombe au responsable commercial :
– de définir les conditions de vente, le délai de crédit et les prix accordés à la clientèle, le suivi des commandes, des livraisons, des facturations, du recouvrement des créances et de l’évolution de chiffres d’affaires ;
– d’entretenir des relations avec les clients réels ou potentiels en maîtrisant techniquement les domaines d’utilisation des produits ;
– d’effectuer des travaux et études systématiques de mise à jour régulière sur le marché, contrôle des points des ventes (revendeurs).
• La fonction approvisionnement :
Le responsable commercial est tenu de mettre à la disposition de la Société, des pièces ou fournitures diverses, emballages, matières … au moindre coût en quantité et qualité dont la société a besoin.
Il collecte des renseignements sur les fournisseurs et effectue des analyses comparatives sur la qualité des produits ou services proposés, les prix et les conditions de paiement, les délais de livraison. Il assure l’envoi des produits commandés vers l’unité effectuant la commande.
Missions et responsabilités du service de production
Le responsable de production a pour mission principale de trier les produits finis avant de les emballer pour être exportés. Il supervise les matériaux employés (qualité, intensité) et le processus de production jusqu’aux produits finis. Il teste tous les produits bruts apportés par les fournisseurs divers. Et il assure également le nombre de commandes périodiques désiré par ses clients étrangers.
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Table des matières
Introduction
1ère Partie : Considérations générales
Chapitre I : Présentation de la Société
Section 1 : Historique
Section 2 : Activité
Section 3 : Structure organisationnelle
3.1 : Organigramme général de la Société
3.2 : Missions et responsabilités
Chapitre II : Notion du tableau de bord de gestion
Section 1 : Définitions
Section 2 : Caractéristiques et objectifs du tableau de bord
Section 3 : Méthode de la mise en place d’un tableau de bord
3.1 : Etablissement de l’organigramme de gestion
3.2 : Identification des points-clés de décision
3.3 : Choix des indicateurs caractéristiques
3.4 : Collecte des informations
3.5 : Construction du tableau de bord
2ème Partie : Identification et formulation des problèmes
Chapitre I : Problèmes relatifs à l’activité de la Société
Section 1 : Au niveau de la production
1.1 : Insuffisance des moyens de production
1.2 : Manque de qualification du personnel
Section 2 : Au niveau de la commercialisation
2.1 : Inexistence d’une force de vente locale
2.2 : Handicap à l’exportation
Chapitre II : Problèmes relatifs au système comptable existant
Section 1 : Au niveau de la comptabilité générale
1.1 : Méconnaissance du plan comptable général 87
1.2 : Absence d’un comptable permanent
Section 2 : Au niveau de la comptabilité analytique
2.1 : Inexistence de la comptabilité analytique
2.2 : Non maîtrise des coûts
3ème Partie : Suggestions et solution proposée : mise en place d’un tableau de bord de gestion
Chapitre I : Amélioration de l’activité de la Société
Section 1 : Au niveau de la production
1.1 : Investissement pour l’acquisition de nouveau matériel
1.2 : Formation du personnel de production
Section 2 : Au niveau de la commercialisation
2.1 : Maîtrise des techniques commerciales
2.2 : Mise en place d’une force de vente locale
Chapitre II : Amélioration du système comptable
Section 1 : Au niveau de la comptabilité générale
1.1 : Mise en place d’un système comptable comparé
Section 2 : Au niveau de la comptabilité analytique
2.1 : Répartition des charges
2.2 : Maîtrise des coûts
Chapitre III : Proposition de mise en place d’un tableau de bord de gestion
Section 1 : Procédure proposée
1.1 : Etablissement de l’organigramme de gestion de STONEWORKS
1.2 : Identification des points – clés de décision
1.3 : Choix des indicateurs caractéristiques
1.4 : Collecte des informations
Section 2 : Modèles de présentation pratique d’un tableau de bord
2.1 : Pour le service administratif et financier
2.2 : Pour le service commercial
2.3 : Pour le service de production
Conclusion
Bibliographie
Annexes
