Les opérations de caisse, le contrôle caisse-vendeur et les opérations d’inventaire

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Produits à stocker

La pharmacie met en vente tout un catalogue de produits présentant certaines caractéristiques.

Caractéristiques

Pour les médicaments, la dénomination comprend le nom commercial, le dosage, la contenance et la présentation des médicaments ainsique le laboratoire d’origine.

La « Dénomination» est composée automatiquement par un logiciel. L’intérêt qui en vient de cette dénomination, effectuée lors de la aisie des fiches, est de pouvoir disposer de toutes les caractéristiques des produits et de faciliter les recherches multicritères.

Présentation des médicaments :

C’est la forme avec laquelle est présenté le produit. Les produits sont présentés sous plusieurs formes différentes dont parmi lesquellesnous citons :

– Les comprimés (Cp):enrobés, sécables, effervescents, à croquer, à sucer,… ;

– La crème (cr): vaginale, rectale, … ;

– Les sachets (sh);

– La pommade (pde): ophtalmique, épaisse,… ;

– Le gel : dermique, ophtalmique, buvable ;

– Le sérum : voie I.M, voie I.V ;

– Le sirop (Sp);

– Les capsules, gélules ;

Pour identifier un produit et le distinguer d’un autre, supposé identique mais pas pareil, c’est-à-dire présenté de manière différentemais ayant les mêmes caractéristiques, (Ex : diclofenac gel dermique et diclofenac comprimé), on l’identifie à partir d’un code qui lui est spécifique.

Il est à noter que les codes des produits sont diff érents et uniques.

Les différentes catégories de produits et leurs classements

Dans la pharmacie, les produits sont classés sous différentes catégories :

1- Les médicaments sans TVA ;

2- Le lait (guigoz, gallia, nursie,..) ;

3- La farine et petits pots (bledina : croissance,…) ;

4- Les médicaments avec TVA ;

5- Les produits parapharmacies et cosmétiques avec TVA (bande, sparadrap, seringue, aiguille,…);

6- Les dentifrices (fluocaril,…) ;

7- Les produits parapharmacies sans TVA ;

8- Les produits « homéopathies » (médicaments à dose rèst faible) ;

11- Les produits « non grossistes » (produits acheter dans d’autres pharmacies et qu’on revend pour leurs prix d’achat pour éviter les ruptures de stocks) ;

Dans le cadre de rangement, les médicaments sont classés selon leurs catégories respectives sur des étagères, suivant un ordre alphabétique, que se soit au Dépôt « D » ou au rayon « R ».

Il est à noter que les médicaments doivent être codés avant d’être classés.

Entrepôts

Dans cette section, nous allons présenté les faitsrelatant l’ensemble de la logistique de la pharmacie du progrès de l’île rouge

Local

La pharmacie dispose de deux pièces pour le rangement des produits. On distingue :

– Le magasin désigné par « magasin D » qui est réserv au stockage des produits et à la réception des commandes. Ce magasin est constitué de deux espaces séparés tels que dans le plus grand espace est stockée la plus importante quantité de médicaments. C’est sur cet espace que l’on traite la gestion informatique des stocks. Tandis que dans l’espace moins grand sont rangés les autres produits tels que lesproduits paramédicaux et de beauté ainsi que les matériels médicaux.

Le magasin D compte neuf étagères destinées aux médicaments simples exonérés de TVA et aux médicaments spécifiques :

En plus des étagères, la pharmacie dispose d’une armoire pour ranger les médicaments nécessitant la présentation d’une ordonnance et quisont très sensibles à la lumière. Ces médicaments sont le plus souvent très couteux.

Un réfrigérateur y est installé pour le rangement esd produits nécessitant des températures appropriées comme le vaccin

– La seconde pièce occupant le premier plan dénomméayonr R est destinée à la dispensation des médicaments.

La pharmacie dispose des étagères pour ranger et xposer les produits à vendre. Cette pièce constitue la pièce maitresse de la pharmacie puisque c’est là que la vente se fait. Les échantillons des produits en vente à la pharmacie sont placés dans des vitrines ainsi que sur les rayons pour que les clients puissent les apercevoir.

Gestions des entrées et des sorties des produits

Approvisionnement

Procédure de déclenchement de la commande suivant( l’outil informatique).

La passation de la commande revient à la fonction d e la pharmacienne. Une commande est passée lorsque le ou les produits en question atteignent le stock d’alerte. Sur ce, le stock d’alerte est le niveau du stock qui déclenche la commande.

La pharmacie n’utilise pas de calcul spécifique pour le calcul du stock alerte, mais elle est basée sur les ventes précédentes. Si le produiten question est très demandé, on n’attend pas que le produit soit en rupture pour déclencher une commande. Par contre, si le produit n’est pas très demandé, la commande ne se fait que quand le stock est nul. Le délai d’approvisionnement est d’un jour au plus tard pour la pharmacie du progrès de l’île rouge.

En effet, il revient au vendeur de vérifier l’étatde stock des produits quotidiennement. Suite à cette vérification, le vendeur doit en établir une liste que celui-ci effectuera dans un cahier nommé « cahier de manquant », qu’il ou elle fera ensuite parvenir à la pharmacienne pour qu’elle puisse effectuer à temps la commande c orrespondante.

Il n’existe pas de formulaire spécifique de passation de commande (BC), elle se fait par téléphone. Après avoir étudié et comparé lesixprde chaque produit venant de différents fournisseurs, par l’intermédiaire d’un catalogue, la pharmacienne choisit de passer une commande pour un produit donné à un fournisseur déterminé, suivant les critères de prix et de la date de péremption la plus éloignée.

En principe, le fournisseur établit tout d’abord une facture proforma des produits qu’il fournit. Toutefois, certains produits ne font pas obligatoirement l’objet d’une facture proforma.

En effet, le fournisseur communique chaque mois, les produits disponibles à sa disposition, par courrier électronique. Ce qui peutsubstituer une facture proforma. Ainsi, au moment de la commande, le fournisseur établit toutede suite une facture définitive qui servira de pièces justificatives par la suite.

Les opérations s’effectuent par des moyens informatiques : comparaison des prix,

qualités des produits, identifications des fournisseurs, …

Rotations de stock :

La rotation de stock correspond au nombre de fois que les stocks se transforment en liquidités dans une période donnée. La valeur du ockst est :

Stock initiale + achat – sortie = Stock final

Soit :

Rotation de stock =

Si on a effectué une vente de 2000 produits en un mois et qu’on a stocké 1000 produits, l’on obtient:

Rotation de stock == 2

Les stocks se transforment donc deux fois par mois en liquidités.

Les commandes

Pour effectuer une commande, on fait une étude desfournisseurs focalisée sur les prix des produits.

Par l’utilisation du logiciel, la comparaison de prix s’effectue suivant les opérations suivantes :

Figure n° 3 : Démarche à suivre pour la comparaison des prix

Entrer dansSélectionner un lotSelectionner un BC

« éditions des bons

de BCou un fournisseur

de commande »

Cliquer sur » Sélectionner le consulter prix » produit à comparer

Source : recherche personnelle

Avec l’utilisation du logiciel pharma plus, On obtient une prévision mensuelle et annuelle des ventes pour ajuster automatiquement toutes les quantités commandées selon:

– la Moyenne de consommation mensuelle de chaque Produit,

– la Période de révision(durée de la prochaine commande en nombre de jours),

– les Statistiques de ventes mensuelles de chaque Produit,

– la Saisonnalitéde chaque Produit,

– un Taux de variation (augmentation ou diminution) des prévisions des ventes par des facteurs marketing et commercial (évalué en pourcentage).

Les fournisseurs

C’est au moyen des commandes que la pharmacie communique ses besoins sur un produit donné aux fournisseurs

La pharmacie a plusieurs fournisseurs locaux et étrangers catégorisés selon les variétés des produits. On distingue :

– Les fournisseurs potentiels, à qui la pharmacie s’a pprovisionne régulièrement

(SOMAPHAR, SOPHARMAD, OPHAM, DROGEMAD, COFARMA, HOMEOPHARMA) ;

– Les autres fournisseurs (MEDICAL STORE, MEDICO, MADAPHAR, NCPC) ;

– Les fournisseurs périodiques, ils ne sont en relation avec la pharmacie que de façon ponctuelle

D’après ce que nous venons de présenter, la gestion de stock est basée sur les caractéristiques des produits et leurs traitements respectifs. La section suivante développe les opérations d’entrée et de sortie des produits pharmaceutiques.

Gestion des entrées

Il faut d’abord noter que l’information est à la ba se de toute activité.

On entend par « entrée », le traitement de toutes les informations requises à partir d’une facture. Cette entrée se fait en deux étapes:

– L’entrée physique des produits : au moment où les produits arrivent de chez les fournisseurs et entrent en stock ;

– L’entrée informatique c’est à dire l’entrée définitive des produits notamment pour informer de l’existence du produit en stock ou plus exactement sur l’état de stock.

Un produit non traité informatiquement ne peut en aucun cas être vendu nonobstant son entrée physique en stock.

Les étapes d’entrée :

L’entrée physique des produits :

Avant toute entrée d’information, il faut que les nformations soient complètes et précises.

En effet, lors de la réception des produits au dépôt, accompagnés de la facture correspondante, le récepteur (la personne qui reçoit les produits) doit s’assurer que tous les produits livrés soient conformes à la facture, en se basant sur la liste qui y figure, c’est-à-dire qui répond à tous les caractéristiques demandées nombre,: présentation,… et qu’ils ne soient pas périmés. Par ailleurs, il doit les vérifier unpar un. Après vérification, il appose sur la facture du fournisseur sa signature suivi de son nom pour prouver que les produits sont bien livrés et conformes, sinon, les commandes retournen à l’expéditeur accompagnées d’une pièce justificative de la non-conformité des commandes.

Il est à noter que tout le personnel chargé du service stock est autorisé à recevoir les commandes.

Aussi, une fois que les produits soient reçus, un d es employés se charge de mentionner les dates de péremption des produits sur la facture en question qui va être transmise au responsable afin qu’il puisse la traiter.

L’entrée informatique des produits :

Les opérations s’effectuent sur ordinateur et comprend plusieurs étapes schématisées à l’annexe VI.

Création d’un nouveau produit :

Lors de la création d’un nouveau produit, le nom commercial, les rayons, la rubrique comptable est Obligatoire. Pour les autres champs comme la présentation, le laboratoire, la DCI et le tableau, le dosage, la contenance, la marge bénéficiaireils sont facultatifs.

Les champs quantité stock, stock minimum (seuil de stock), quantité à commander (à chaque commande), date d’entrée (date de la dernière entrée),CAMP (coût d’achat moyen pondéré),dernier CAMP, tarif fournisseur (dernier tarif d’achat du fournisseur), prix de vente HT et prix de vente TTC ne sont pas modifiables (selon les cas) car ils sont mis à jour automatiquement.

La création d’un nouveau produit est présentée parun schéma à l’annexe (VII).

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Table des matières

INTRODUCTION
PARTIE I : PARTIE DESCRIPTIVE
CHAPITRE I : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
Section 1 – Généralités
1.1 – Historique
1.2 – Identification
1.3 – Activités de l’entreprise
1.4 – Structure
1.5 – Cycle des produits entre les différents postes
1.6 – Motivation du personnel
Section 2 – Logiciel de base
2.1 – Présentation du logiciel Pharma PLUS
2.2 – Sécurité des données
CHAPITRE II : PRESENTATION DU SYSTEME DE GESTION DE STOCKS ACTUEL
Section 1 – Produits à stocker
1.1 – Caractéristiques
1.2 – Présentation des médicaments
1.3 – Les différentes catégories de produits et leurs classements
Section 2 – Entrepôts
2.1 – Local
Section 3 – Gestion des entrées et des sorties des produits
3.1 – Approvisionnement
3.1.1 – procédure de déclenchement de la commande
3.1.2 – Les commandes
3.1.3 – Les fournisseurs
3.2 – Gestion des entrées
3.2.1 – Les étapes de l’entrée
3.2.1.1 – L’entrée physique des produits
3.2.1.2 – L’entrée informatique des produits
3.2.1.2.1 – Création d’un nouveau produit
3.2.2 – Tarification des produits
3.2.3 – Les déconditionnements
3.2.4 – Valorisation de stocks
3.2.5 – Taux de marge des produits
3.2.6 – Gestion des dates de péremption
3.3 – Les feed-back
3.3.1 – La recherche des produits en rupture de stock
3.3.2 – Identification des produits périmés
3.3.2.1 – Redressements des produits périmés et abîmés
3.4 – La sortie en stock
3.4.1 – Sortie de dépôt D
3.4.1.1 – Sortie physique des produits
3.4.1.2 – Sortie informatique des produits ou transfert magasin
3.4.2 – La sortie du rayon R ou la vente
3.4.2.1 – Présentation
3.4.2.2 – Enregistrement des opérations de vente
3.5 – Livraison des produits
Section 4 – Les opérations de caisse, le contrôle caisse-vendeur et les opérations d’inventaire
4.1 – La caisse
4.1.1 – Rôle de la caissière
4.1.2 – Enregistrement des dépenses de caisse et recettes de caisse
4.1.3 – L’arrêté de caisse journalière
4.2 – Le contrôle caisse-vendeur
4.3 – Opérations d’inventaire
4.3.1 – Saisie de l’opération d’inventaire
4.3.2 – Recherche des différences sur inventaire
4.3.3 – Redressement des écarts d’inventaire
4.4 – Redressement
4.5 – Les retours clients et retours fournisseurs
PARTIE II : PARTIE ANALYTIQUE
CHAPITRE I: APPROCHE THEORIQUE
Section 1 – Aspects théoriques de la gestion de stock
1.1 – Quelques rappels
1.1.1 – La gestion de stocks
1.2 – Terminologie
1.2.1 – Définitions de stocks
1.3 – Organisation matérielle du magasin
1.3.1 – La valorisation de stocks
1.3.2 – Inventaire et fiche de stocks
Section 2 – Analyse SWOT
CHAPITRE II : ANALYSE DU SYSTEME DE GESTION DE STOCK ACTUEL
Section 1 – Les forces de l’organisation interne ou Strengths
Section 2 – Les faiblesses de l’organisation interne ou Weaknesses
Section 3 – Les opportunités face à l’environnement externe ou Opportunities
Section 4 – Les menaces face à l’environnement externe ou Threats
CHAPITRE III : LES TENDANCES LOURDES
Section 1 – Au niveau organisationnel
1.1 – Ressources humaines
1.1.1 – Anomalie au niveau du flux d’informations
1.1.2 – Lourdeur des tâches du responsable
1.2 – Gestion des commandes
1.2.1 – Statistiques des ventes et des achats des produits d’avril à décembre 2009
1.2.1.1 – Les ventes
1.2.1.2 – Les achats
1.2.2 – Péremption des produits
Section 2 – Au niveau matériel
2.1 – Ressources matérielles
2.1.1 – Espace réservée aux locaux
2.1.2 – Mobilier de rangement
2.1.2.1 – Les étagères
2.1.2.2 – L’armoire
2.1.2.3 – Le réfrigérateur
Section 3 – Les opérations de saisie
3.1 – Saisie de la facture fournisseur
3.2 – Un déconditionnement pour les produits vendus en détail
3.3 – Comptage
3.4 – Saisie d’inventaire
3.5 – Différence entre vente saisie et vente effective
3.6 – Saisie des retours fournisseurs
3.7 – Des mouvements en attente de validation
PARTIE III : RECOMMANDATIONS, RESULTATS ATTENDUS ET IMPACTS
CHAPITRE I : PROPOSITIONS DE SOLUTIONS
Section 1 – Complément d’effectifs et répartition des tâches
Section 2 – Renforcement des capacités du personnel
Section 3 – Système de gestion de stocks par le calcul du CMM
3.1 – Gestion des commandes par le calcul du CMM
3.1.1 – Stock de sécurité de chaque médicament
3.1.2 – Quantité de chaque médicament à commander pour éviter une rupture de stock entre deux commandes
3.1.3 – Déclenchement des commandes
3.2 – Approvisionnement à période constante (formule de Wilson)
3.3 – Inventaire physique et suivi du stock
3.4 – Valorisation de stocks
3.5 – Comptabilisation des données
Section 4 – Le local de la pharmacie
4.1 – Choix du local
4.1.1 – Emplacement du local
4.1.2 – Conditionnement
4.1.2.1 – Sécurités des ouvertures
4.2 – Agencement intérieur
4.2.1 – Les étagères
4.2.2 – L’armoire
4.2.3 – Les réfrigérateurs
4.2.4 – Méthode de vente
4.3 – Stockage et conservation des médicaments
4.3.1 – Eviter la péremption des produits
4.3.2 – Eviter la détérioration des produits
4.3.3 – Gestion des déchets
CHAPITRE II : RESULTATS ATTENDUS
Section 1 – Effets du complément d’effectifs et répartitions des tâches
Section 2 – Effets du renforcement des capacités du personnel
Section 3 – Au niveau du système de gestion de stocks
Section 4 – Au niveau du local de la pharmacie
4.1 – L’aménagement du local de la pharmacie
4.2 – Un rangement rigoureux du stock courant
CHAPITRE III : IMPACTS
Section 1 : Sur les activités de l’entreprise
Section 2 : Au niveau du financement des investissements
CONCLUSION
ANNEXES
REFERENCES