A ses débuts, la comptabilité consistait à compter les mouvements de trésorerie c’est-à-dire les entrées et sorties des pièces de monnaie. On était dans l’ère de la comptabilité à partie simple . La pratique devenue courante du crédit, la nécessité de tenir des comptes de créances et de dettes et le phénomène des distances ont permis la multiplication de l’utilisation de la comptabilité à partie simple.
Grâce à la croissance économique et au développement du commerce, de l’industrie et des services, la comptabilité à partie simple a connu une grande mutation.
Il fallait tenir à côté de la comptabilité de trésorerie, une comptabilité de TIERS (clients ou fournisseurs). Ainsi, une dette payée faisait intervenir un double enregistrement :
– dans la comptabilité des TIERS (constat de l’existence d’une dette) ;
– dans la comptabilité de trésorerie (constat du paiement).
COMPTABILITE ET EXTERNALISATION DE LA FONCTION COMPTABLE
De nos jours, l’externalisation de la fonction comptable intéresse de plus en plus les entreprises industrielles, commerciales et de services. On peut donc la considérer comme une méthode de facilitation dans la gestion. Elle a donc besoin d’une plus grande vulgarisation auprès des dirigeants d’entreprises.
Les entreprises évoluant dans un monde où la concurrence est de plus en plus multiforme, doivent opter pour une stratégie de recentrage sur l’activité de base en faisant recours à l’externalisation. Cette pratique est un phénomène qui peut embrasser plusieurs secteurs d’activités. Les activités les plus externalisées selon MINTZBERG (2003 : 42), sont la restauration, le nettoyage, le gardiennage et autres. Par contre, les activités les plus stratégiques telles que l’informatique et la logistique connaissent aussi un mouvement d’externalisation mais plus récent. La fonction comptable n’a pas échappé à ce phénomène. Ainsi, la matrice développée par Bossard Consultant repris par BARTHELEMY (2004 : 22), croisant le paramètre « ancienneté du phénomène d’externalisation » et celui de la « fréquence du phénomène », fait apparaître que la fonction comptabilité est parmi les plus anciennes fonctions à subir, mais rarement, ce phénomène.
Comptabilité et organisation comptable
Définition et évolution de la comptabilité
Le plan comptable Français et l’ouvrage « Le praticien comptable SYSCOHADA » présentent la comptabilité comme « un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et fournir après traitement, des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière d’une entité à la date de clôture de son exercice ». L’application de la comptabilité à divers espaces économiques a permis l’émergence du système comptable SYSCOA.
L’histoire de la comptabilité, l’évolution de sa technique et ses objectifs sont liées au développement du commerce, de l’industrie et des services. Selon MABUDU (2005 : 7), on note trois (03) évolutions importantes de la technique comptable à travers le temps. Initialement basée sur le principe de la partie simple, elle était sommaire jusqu’au moyen âge. La prise en compte des aspects patrimoniaux est apparue en 1340 en Italie avec l’instauration de la partie double et des principes comptables. La seconde évolution date de l’ère industrielle et est caractérisée par l’afflux de capitaux et surtout par l’apparition des outils de gestion interne à l’entreprise. La troisième évolution, c’est celle que nous pratiquons où on lui fixe un objectif multidimensionnel. De la partie simple, la comptabilisation est passée à la partie double. Actuellement la passation des écritures peut se faire dans plusieurs comptes pour donner le maximum d’informations sur la situation financière des entreprises évidemment dans le respect de l’esprit de la partie double.
Après avoir défini la comptabilité et rappelé son cheminement historique, nous allons nous intéresser à son organisation.
Organisation de la comptabilité
L’organisation administrative et comptable se caractérise par la mise en œuvre de moyens techniques et humains adaptés. De même, le SYSCOHADA insiste sur la présentation par les entreprises de leurs états financiers annuels (bilan, compte de résultat, TAFIRE et état annexé). Indissociables, ces documents de synthèse sont présentés suivant trois (03) systèmes (normal, allégé, minimum de trésorerie) selon la taille et le chiffre d’affaires de l’entreprise.
La préparation de ces états obligatoires nécessite souvent la mise en place d’une fonction chargée de traiter toutes les informations financières. Les entreprises sont de plus en plus préoccupées par le développement de leur production et la commercialisation de celle-ci. Elles ont tendance à s’intéresser plus particulièrement à leur métier de base. Ainsi, elles préfèrent externaliser leurs activités non productives de plus-values à des professionnels prestataires de services.
Notion d’externalisation
Autrefois, l’organisation interne était jugée seule capable d’assurer toutes les fonctions de l’entreprise. L’utilisation de prestataires externes permettait seulement l’accès à quelques compétences complémentaires.
Toutefois, la délégation de la prestation restait limitée, voire exceptionnelle, par crainte d’une perte de « savoir-faire ». Deux (02) éléments majeurs contraignent désormais les entreprises à réviser leur schéma traditionnel :
– l’accès aux marchés internationaux et le souci d’être concurrentiel, nécessitent la mobilisation de toutes les ressources humaines et techniques nécessaires au maintien d’un avantage en matière de qualité et de prix ;
– les évolutions de la technologie ont supprimé bon nombre de freins au télétravail.
Comme le soulignent (COSYN & LEGRAND : 2003), cette nouvelle donne est facteur de flexibilité et de réactivité indispensable face aux évolutions rapides et nécessaires dans l’environnement des entreprises.
L’externalisation des fonctions administratives et financières consiste à la délégation de ces fonctions à un prestataire. Elle englobe à la fois les aspects humains, techniques et organisationnels. Elle repose sur une contractualisation du service rendu et sur un effort permanent de satisfaction des clients. Le suivi de la qualité de l’information et du niveau de service constitue donc un paramètre essentiel des projets.
Définition de l’externalisation
L’externalisation peut être définie comme le fait de confier à un prestataire extérieur spécialisé la totalité ou une partie d’une fonction, d’une production ou d’un service réalisé d’ordinaire en interne pour une durée contractuelle. Celui-ci fournit alors la prestation en conformité avec le niveau de service, de performance et de responsabilité spécifié.
Selon BARTHELEMY et QUELIN (2002), l’externalisation, plus connue sous le terme anglophone « Outsourcing », est un modèle d’organisation de l’entreprise. Cette dernière y trouve son compte car elle se décharge de plusieurs tâches non essentielles.
Quant à LACITY et HIRSCHEIM (1993 : 16), ils donnent une définition basique de l’externalisation, en le considérant comme l’achat d’un service qui était auparavant réalisé en interne.
L’externalisation s’est beaucoup développée ces dernières années. Ce mouvement n’a pas épargné la fonction comptable.
Externalisation de la fonction comptable
Les responsables des entreprises ont tendance à considérer la comptabilité comme un centre non productif de profit. C’est la raison pour laquelle elle peut être facilement externalisée. Plusieurs PME et plus particulièrement les entreprises individuelles préfèrent s’appuyer sur des spécialistes pour la gestion de leur fonction comptable. Ce choix est souvent motivé par le désir de rester dans leur métier de base, le souci de se passer d’un personnel comptable et le désir de s’appuyer sur un professionnel qualifié.
L’externalisation de la fonction comptable touche plusieurs activités comptables.
A l’instar de tout processus, le traitement de la fonction comptable externalisée suit plusieurs étapes dans son organisation à savoir :
– l’imputation des pièces ;
– le traitement comptable ;
– les travaux de fin d’exercice ;
– etc.
La définition au préalable de la partie de la fonction comptable qui devra faire l’objet d’externalisation s’avère donc nécessaire.
Ce n’est qu’après cette étape que l’entreprise se penchera sur le choix du prestataire (demande d’offre de candidature, relation personnelle ou recommandation) et les clauses du contrat. L’entreprise doit bien réfléchir sur ces clauses du contrat qui vont le lier avec le cabinet.
L’élaboration du cahier des charges doit intégrer à la fois les exigences techniques, juridiques et financières sur la base desquelles les prestataires seront sélectionnés puis retenus. BROUSSE (2004 : 658).
Ces modalités devront prendre en compte les documents à mettre à la disposition du prestataire, les types de relations qu’il faut entretenir et les moyens de contrôle de la prestation fournie ainsi que les qualités professionnelles, organisationnelles et les moyens du prestataire à retenir.
Quel doit être le profil de ce spécialiste ?
Le cabinet d’expertise comptable est généralement créé par un professionnel diplômé d’études supérieures dans les techniques de traitement des données financières, économiques et sociales. Ce professionnel de haut niveau est reconnu légalement et autorisé à exercer la profession d’expert-comptable, régie par le Règlement n° 12/2000/CM/UEMOA et prend en compte les dispositions de l’OHADA.
Cette profession consiste entre autres à traiter la comptabilité des entreprises c’est-à-dire tenir et centraliser les écritures, ouvrir et arrêter les comptes, les surveiller, les redresser, les consolider le cas échéant. Le professionnel de ce métier peut également être chargé de réviser, d’apprécier la comptabilité et d’attester la régularité et la sincérité des bilans et comptes de résultat de l’entreprise dont il n’assure pas l’assistance comptable. La signature qu’il appose sur le bilan signifie qu’il se porte garant de la véracité des procédures comptables utilisées sur la base de la documentation fournie. En outre, nanti d’une mission spécifique, ce professionnel est capable d’analyser la situation des entreprises sous leur aspect économique, juridique, financier, social .
Ce spécialiste peut aussi mener des missions de conseil et d’assistance en organisation générale et comptable, pour la prise de décision, en matière juridique, fiscale et sociale et pour la mise en place d’un système informatisé et également dans les relations avec les banques et organismes financiers.
Cette large panoplie de connaissances peut faire de l’expert-comptable un allié précieux pour les chefs d’entreprise.
Malgré ses qualifications en comptabilité et sa haute technicité qui lui permettent d’exercer cette fonction de traitement des données, d’autocontrôle et de conseil, il n’en demeure pas moins que sa responsabilité est engagée en cas de fautes dans l’exercice de sa profession.
Ces responsabilités sont principalement les suivantes :
– responsabilité civile : en cas d’inexécution d’une obligation contractuelle ou de négligences commises conduisant à un dommage ;
– responsabilité disciplinaire au niveau de l’ordre des experts comptables : en cas de non-respect de la déontologie ;
– responsabilité pénale : en cas de délit ou de complicité, de non-respect du secret professionnel, d’abus de confiance, de faux etc… ;
– responsabilité fiscale : en cas de délit d’omission d’écritures ou de comptabilisation d’écritures inexactes ou fictives, de délit d’organisation de fausse comptabilité, de délit de fraude fiscale.
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Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE
Chapitre 1 : COMPTABILITE ET EXTERNALISATION DE LA FONCTION COMPTABLE
1.1. Comptabilité et organisation comptable
1.1.1. Définition et évolution de la comptabilité
1.1.2. Organisation de la comptabilité
1.2. Notion d’externalisation
1.2.1. Définition de l’externalisation
Externalisation de la fonction comptable
1.2.2. Quel doit être le profil de ce spécialiste ?
Chapitre 2 : LES ENJEUX DE L’EXTERNALISATION DE LA FONCTION COMPTABLE
2.1. Les avantages
2.1.1. Chez le client
2.1.1.1. Recentrage sur le cœur du métier
2.1.1.2. Economie et maîtrise des coûts
2.1.1.3. Allégement de la structure et gain de flexibilité
2.1.1.4. Garantie de la qualité et de l’image
2.1.2. Chez le prestataire
2.2. Les risques
2.2.1. Chez le client
2.2.1.1. Le risque stratégique
2.2.1.2. Le risque social
2.2.1.3. Le risque de dépendance et d’irréversibilité
2.2.2. Chez le prestataire
2.2.2.1. Le risque technique
2.2.2.2. Le risque économique et financier
2.2.2.3. Le risque technologique
2.2.2.4. Les risques liés à l’activité
2.2.2.5. Les risques d’ordre informatique
2.2.2.6. Les risques liés à l’organisation et à la tenue de la comptabilité
Chapitre 3 : METHODOLOGIE DE L’ETUDE
3.1. Modèle d’analyse
3.2. Commentaire du schéma
DEUXIEME PARTIE : PARTIE PRATIQUE DE L’ETUDE
Chapitre 4 : PRESENTATION DU CABINET COREX
4.1. Le cabinet COREX
4.2. Les activités du cabinet
4.2.1. L’assistance comptable et la tenue de la comptabilité
4.2.2. L’audit
4.2.4. Le conseil
4.3. Description de l’existant
Chapitre 5 : L’ORGANISATION DU TRAITEMENT DES COMPTABILITES CONFIEES AU CABINET COREX (CAS de SEN-IMPORT D.F)
5.1. Présentation de l’entreprise SEN-IMPORT D.F
5.2. Présentation et analyse des risques
5.2.1. L’organisation des tâches
5.2.2. Le support informatique
5.2.3. La tenue de la comptabilité
5.3. Avantages et inconvénients de l’externalisation de la comptabilité de l’entreprise SEN-IMPORT D.F
5.3.1. Les avantages de l’externalisation de la comptabilité de l’entreprise SENIMPORT D.F
5.3.2. Les inconvénients de l’externalisation de la comptabilité de l’entreprise SEN-IMPORT D.F
Chapitre 6 : RECOMMANDATIONS
6.1. L’organisation des tâches
6.1.1. La mise en place de fiches de postes
6.1.2. L’évaluation du personnel
6.2. Le support informatique
6.2.1. Le renouvellement du matériel informatique
6.2.2. La maintenance du système informatique
6.3. La tenue de la comptabilité
6.3.1. La réception des pièces
6.3.2. Le classement et la conservation des pièces comptables
6.3.3. Les déclarations fiscales
6.3.4. Quelques erreurs à ne pas commettre
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE
