Codification et saisie
Avant tout travail il est important de codifier et de saisir les informations relatives à l’entreprise comme les factures, les relevés de banques, les chèques et les ventes. La codification est le fait d’attribuer à chaque document le numéro de compte auxquels il correspond. Cela facilite ainsi la saisie puisqu’il n’y a plus qu’a recopier les informations relatifs à la codification. L’opération peut paraître fastidieuse mais elle permet de bien comprendre la comptabilité et d’appliquer les connaissances acquises au sein du groupe HECI puisque l’on présente la codification comme un journal. Il faut donc penser à inscrire les bonnes informations sans oublier d’informations ni quelques règles inhérentes à l’entreprise.
Pour codifier je me suis servi d’un document inscrit dans le logiciel Ciel compta : le plan comptable qui regroupe, outre les informations habituelles, le noms de tout les fournisseurs utilisés par l’entreprise. Il m’a également fallu créer des comptes pour les nouveaux fournisseurs. Après l’opération de codification, il faut saisir ces informations. On utilise alors les comptes de charges pour les achats, les comptes de produits pour les ventes et le compte banques pour les relevés et les chèques. Nous pouvons trouver plusieurs compte banques si l’entreprise à plusieurs banques différentes. Selon la taille de l’entreprise et son volume d’échange, l’opération peut durer plus ou moins longtemps (la plus longue étant le restaurant).
Un exemple de codification spécial à l’entreprise de cycle. Le carburant utilisé par ce commerce est passé à 60% en frais professionnel et 40% en frais personnel. Il faut donc scinder la facture en deux. Qui plus est l’on ne récupère que 80% de la TVA. Il m’a donc fallu faire des calculs pour pouvoir saisir correctement ces factures.
Lettrage et rapprochement bancaire
Après les étapes préliminaires de codifications et de saisies, il faut effectuer le rapprochement bancaire. Dans le cabinet, on comptabilise les mêmes opérations financières (compte tenu de l’entreprise) que la banque. Cet état de rapprochement consiste à vérifier que le solde du compte banque de notre comptabilité est identique à celui du relevé bancaire, mois par mois. Il est en effet rare que ceux-ci coïncide. En effet, les chèques émis en fin de mois n’apparaissent pas dans le relevé bancaire puisque ceux ci n’ont pas encore été encaissés. Il faut donc vérifier qu’ils sont bien pris en compte dans les relevés suivants.
Pour ce faire, il faut bien évidement saisir les relevés bancaires ainsi que les chèques ; ensuite il faut pointer les sommes figurant sur ce même relevé pour arriver au même solde que la banque. Les opérations non prises en compte par la banque sont portés aux relevés des mois suivants. Une fois cette opération terminé il suffit d’imprimer un grand livre du compte ??? Pour la période concerné, ainsi qu’un état de rapprochement. Ces documents servent de garantie et de contrôle .
Nous pouvons cependant des erreurs de natures diverses :
Mauvaise saisie ou oublis de certaines sommes : il suffit de les rectifier.
Il peut y avoir une confusion entre débit et crédit.
Il faut rentrer correctement le bon mois ainsi que le bon nombre de jour.
Le lettrage : consiste à associer les factures aux règlements correspondants. Ainsi il est facile de voir qui n’a pas payer. Cela permet également de vérifier la saisie : en effet si un règlement n’a pas de facture il y a une eu une erreur. Il faut donc rechercher celle-ci. Les erreurs les plus fréquentes sont :
Erreur de montant : il faut alors rechercher la facture correspondante Double enregistrement : il suffit de supprimer l’un des deux montants lorsque l’on constate des écarts de règlements, il suffit de passer une écriture d’écart dans le journal des Opérations Diverses (OD). Ainsi après cette étape, il faut que la majorité des comptes soient soldés et que tout les règlements soient lettrés.
J’ai rencontré quelques difficultés lors de cette mission. En effet, outre les erreurs ci-dessus à rectifier, il est arrivé souvent que le règlement soit fractionné par rapport à une même facture. Il faut alors ressortir la facture qui doit indiquer le nombre de règlement et leur montant. Cependant le problème inverse s’est aussi poser c’est à dire que pour un règlement il ya plusieurs factures correspondantes. Là aussi, rechercher les factures est indispensable. Cette étape est généralement la plus longue d’un dossier de bilan. En effet, les entreprises ayant plusieurs gros fournisseurs (comme Peugeot pour la société de motocycle), effectue beaucoup de transactions avec celles-ci, il est donc plus difficile de lettrer. Ainsi pour cette même entreprise, certains fournisseurs avaient plus de 10 pages de factures et règlements.
Déclaration de TVA et tableaux récapitulatifs
Pour remplir une déclaration de TVA j’ai du avant réaliser plusieurs tableaux récapitulatifs. Tout d’abord un tableau récapitulatif du chiffre d’affaire. Celui-ci permettait de vérifier mois par mois et pour chaque activités de l’entreprise, si les recettes avaient bien été saisies et d’avoir un aperçu rapide du chiffre d’affaire de la société en question sur une année. Ensuite, il m’a fallu faire un tableau récapitulatif de TVA. En effet, il fallait le faire pour deux types d’entreprises : Tout d’abord pour les entreprises qui payaient leur TVA mensuellement, pour faciliter la prise en compte du crédit de TVA et pour plus de précision et de détail.
Ensuite pour les entreprises payant leur TVA trimestriellement où il était plus simple de voir synthétiquement sur un tableau les différents chiffres de TVA. Durant mon stage chez CAFGED, j’ai eu plusieurs déclaration de TVA à remplir notamment dans la société de vente de motocycles.
Avant de remplir la déclaration, il faut effectuer tout un travail préalable qui se décompose en différentes étapes :
– Tout d’abord il faut calculer la TVA facturée sur autre biens et services. Pour cela, il suffit sur l’ordinateur, déprendre les montant de TVA pour le mois correspondant.
– Ensuite il faut répéter la même opération pour la TVA collecté et la TVA sur immobilisations (voir plus exceptionnellement les autres formes de TVA).
– Enfin il faut noter ces résultats dans un cahier de TVA tenu par CAFGED.
Pour calculer la TVA à décaisser (c’est à dire le montant à payer) ou un crédit de TVA, il faut faire le calcul suivant :
Comptes
Etat, impôts sur les résultats 4452
Etat, impôts sur les résultats 4453
Etat, T.V.A facturée 4455
Etat, T.V.A due (suivant déclaration) 44567
Etat, impôts et taxes à payer 4457
Etat-autres comptes créditeurs 4458 .
= TVA à décaisser 4452 ou Crédit de TVA 4453 .
La déclaration de TVA est remplie en deux exemplaires. Le premier est envoyé avec le règlement au centre des impôts. Le deuxième est conservé par l’entreprise avec la souche du chèque agrafé dessus pour prouver le règlement de celle-ci. Ce travail à vraiment été très intéressant. Nous avons étudié au sein du groupe HECI la TVA et ce travail m’a permis de mettre mes connaissances en pratique et de voir l’application que l’on en faisait dans le monde de l’entreprise.
La Comptabilité Sociale (Assurance, Fiche de Paie,…)
Durant mon stage, j’ai eu à effectuer des travaux relatifs à la comptabilité « Sociale ». En effet, il a fallu m’occuper des différentes assurances. Tout d’abord, il a m’a fallu connaître les dates de paiements notamment la AXA assurance pour distinguer l’CNSS exploitant, qui compte pour l’entreprise, et AXA assurance pour les salariés.
Dans chaque entreprise Il est important de mettre les bons comptes pour les assurances. Le principal problème que j’ai rencontré est de bien différencier pour qui était les assurances. Pendant une journée, j’ai également eu à faire une mission sur les charges. Il fallait trier les centres d’assurances ainsi que les assurances elle-même. Ensuite, il m’a fallu mettre sous enveloppe et inscrire dans un cahier les adresses et les destinataires pour conserver une trace de l’envoi (au cas où le courrier se perd).
Ensuite, il m’a fallu enregistrer des fiches de paie. Pour cela, il ne fallait retenir que les charges salariales en vérifiant les montants. Je l’ai fait pour l’entreprise de cycle, où il n’y avait qu’un seul salarié.
Le Dossier de Révision pour le bilan
Le dossier de révision est un dossier qui sert à récapituler tout les éléments dont l’entreprise CAFGED à besoin pour effectuer un bilan. Généralement, la majorité des informations ont déjà été traité précédemment. C’est donc essentiellement un travail de récapitulation et de vérification. Cependant, quelques nouveaux éléments peuvent apparaître. Il se décompose en plusieurs parties : la TVA, les immobilisations, les emprunts, les salaires…
Pour ma part je suis presque allé au bout du dossier de révision. Je vais expliquer les parties les plus intéressantes de ce dossier : les salaires, la TVA et les immobilisations/amortissements. Pour la TVA récupérable, le tableau récapitulatif de TVA fait précédemment m’a été très utile puisque il m’a permis de récapitulé toute la TVA dans les différentes comptes de produit. Il m’a donc fallu reporter ces chiffres dans la feuille « Contrôle TVA Brute » du dossier de révision. Il fallait faire attention pour ne pas se tromper entre la TVA à 14% et celle à 35%.
Pour les salaires, là aussi le travail effectuer précédemment à été très utile. Il m’a fallu reporter les chiffres des feuilles de paies. A seule nouveauté consistait à calculer les charges sociales à provisionner. Pour cela, on à repris la base des congés à payer que l’on à multiplier par un taux :
(Charges sociales de l’exercice *100) / Salaires bruts de l’exercice
Ici aussi la principale difficulté était de trouver les bons chiffres pour ne pas faire d’erreur.
Enfin, pour les immobilisations et les amortissements, il fallait reprendre dans l’ordinateur les opérations d’immobilisations effectué durant l’exercice ou les exercices précédents. Par exemple, pour l’entreprise de motocycle, il n’a pas eu d’acquisitions ni de cessions d’immobilisation durant l’exercice 2009. Il m’a donc fallu reprendre les immobilisations des exercices précédents répartissent quatre comptes :
Installations matériels et outillages (233)
Mobilier, matériel de bureau et aménagement. divers (235)
Matériel de transport (234)
Matériel de bureau et d’informatique (2355) .
Il m’a fallu faire de même pour les amortissements. Sur ces quatre comptes, il m’a fallu déterminer les dotations aux amortissements en fonction des exercices précédents. J’ai essentiellement travaillé sur l’entreprise de motocycles durant mon stage, le dossier de révision est donc plus important et plus intéressant pour celui-ci.
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Table des matières
Remerciements
Tableau de résumé des activités
Introduction
I- Présentation de l’entreprise
1. Fiche descriptive de l’entreprise
2. La Clientèle
3. Les Fournisseurs
4. Organigramme
II- Travaux effectués
1. Codification et Saisie
2. Rapprochement bancaire et lettrage
3. Déclaration de TVA et Tableau Récapitulatifs
4. la Comptabilité Sociale
5. Le Dossier de Révision pour le Bilan
Conclusion
