Les attributions respectives de chaque Département
Pour atteindre l’objectif global du Ministère, chaque direction accomplit une tâche importante en fonction de sa spécialité. La répartition des tâches entre les directions du MPAS sera exposée par ordre hiérarchique tel que :
MINISTRE : Il assure la coordination et l’orientation des interventions de toute Organisation Non Gouvernementale ou tout autre organisme dans le domaine social et humanitaire.
LE CABINET DU MINISTRE : Les attributions des membres du Cabinet se répartissent comme suit :
– Le Directeur de Cabinet : coordonne les activités des membres du Cabinet du Ministre. Il organise à cet effet la répartition du travail et veille à son exécution. Il assure les relations avec le Parlement, les Institutions et les Organisations Internationales ainsi que la centralisation et la diffusion des informations notamment à caractère politique.
– Les conseillers Techniques : sont chargés d’instruire les dossiers et les affaires qui leur sont confiés par le Ministre et en assurent le suivi. A ce titre, ils sont en relation permanente avec le Secrétaire Général ou, en son absence, avec les Directeurs Généraux et Directeurs et leur prodiguent des conseils utiles dans le cadre de leurs missions respectives.
– Les Chargés de Mission : assurent l’exécution de missions particulières sur l’ordre du Ministre.
– Les Inspecteurs : sont chargés d’effectuer les actions de contrôle qui leur sont confiées par le Ministre.
– Les Attachés de Presse : sont chargés de l’analyse des médias et des relations avec la presse.
– Le chef Protocole : est chargé particulièrement de l’organisation des audiences et cérémonies officielles ainsi que des voyages officiels du Ministre.
– Le Chef du Secrétariat Particulier : assure la coordination de l’exécution de tous les travaux de secrétariat pour le compte du Ministre.
LE SECRETARIAT GENERAL : Il seconde Le Ministre dans l’exercice de ses attributions administratives. Il a autorité sur les Directeurs Généraux, les Directeurs et les Chefs de Service du Ministère. A ce titre, il est chargé, sous l’autorité du Ministre, de diriger, de coordonner, d’orienter et de superviser les actions des Directeurs Généraux, des Directeurs et des Chefs de Service du Ministère afin de les mettre en cohérence avec la Politique Générale de l’Etat. Il assure également une mission d’information, de prévision, d’impulsion et de compte-rendu des actions de toutes les Directions Générales et Directions. Il reçoit délégation par arrêté du Ministre pour signer les actes et correspondances relevant de ses attributions. Il a droit à un Assistant technique ayant rang de Chef de Service.
LES DIRECTEURS GENERAUX : Ils assurent le suivi et l’évaluation des activités des Directions techniques et des services centraux du Ministère, coordonnent et supervisent les actions de leurs Directions respectives. Ils ont chacun droit à un Assistant technique ayant rang de Chef de Service.
LA PERSONNE RESPONSABLE DU MARCHE PUBLIC : Elle veille au respect du Code des Marchés Publics, assure la conduite de toute procédure de passation de marchés, le contrôle de qualité des dossiers d’appel d’offre des marchés et des conventions.
LA PERSONNE RESPONSABLE DES AFFAIRES JURIDIQUE ET LITIGIEUSES : Elle a pour mission principale le traitement et le suivi des dossiers relatifs aux problèmes sociaux, aux litiges et contentieux dont le Ministère de la Population et des Affaires Sociales est saisi.
LES DIRECTEURS CENTRAUX : Ils sont responsables de l’organisation et de la gestion technique de leurs services respectifs. Ils ont chacun droit à un Assistant technique ayant rang de Chef de Service.
LES DIRECTEURS REGIONAUX DE LA POPULATION ET DES AFFAIRES SOCIALES : Ils sont responsables de l’organisation et de la coordination des services déconcentrés du Ministère. Ils sont directement rattachés au Secrétaire Général. Ils bénéficient des mêmes avantages que les Directeurs Centraux du Ministère. Ils ont chacun droit à un Assistant technique ayant rang de Chef de Service.
DIRECTION GENERALE DE LA PROTECTION SOCIALE, DU GENRE, DE LA FAMILLE ET DE L’ENFANCE (DGPSGFE) : La DGPSGFE est une direction qui assure la protection sociale des individus, à savoir en cas de la catastrophe naturelle, de la guerre,… Mais à part cela, elle consacre beaucoup aux enfants et aux femmes vulnérables à travers des aides financiers ou matériels, par exemple, par le scolarisation des enfants, la formation ou la réinsertion professionnelle des femmes. De ce fait, sa mission principale est la mise en place d’un cadre d’application rationnel et efficace en matière de politique de population dans le domaine de protection sociale.
DIRECTION GENERALE DE LA POPULATION ET DU DEVELOPPEMENT SOCIAL (DGPDS) : La DGPDS se préoccupe dans la développement social. A cet effet, sa mission principale est d’aider les personnes vulnérables, afin que ces derniers puissent vivre dans les conditions humaines. A ce titre, le DGPDS intervient dans les communautés en leur fournissant des aides à savoir les aides matérielles et financiers. Par ailleurs, le MPAS a un centre de village communautaire dans le lequel il peut venir en aide en octroyant une formation professionnelle En tant que service de développement social, sa fonction concerne la mise en place d’un cadre d’application rationnel et efficace en matière de politique de population dans le domaine de la protection sociale.
Le Service du Patrimoine
Ce service est le premier responsable de la préparation des appels d’offres et du suivi de l’exécution des marchés publics au sein de la DAAF et de faire l’enregistrement comptable de toutes les opérations des entrées et des sorties des matériels du MPAS. L’Assistant Technique, sous la supervision du DAAF et en collaboration avec le Service Administratif et Financier et le Service Logistique et du Patrimoine :
– Seconde le DAAF à l’accomplissement de sa fonction
– Met en place un système de campagnes d’interventions sociales
Les phases administratives
Ces phases sont de la responsabilité exclusive de l’ordonnateur composée de l’engagement, la liquidation et l’ordonnancement.
a- L’engagement : Selon les entretiens effectués auprès de l’ordonnateur secondaire du MPAS, l’engagement constitue un acte primordial dans la réalisation d’un contrat entre les institutions et les personnes contractantes. C’est la première étape de la phase administrative, un acte par lequel un organisme public crée, contracte ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge. L’engagement peut être défini comme un contrat entre deux parties consentantes qui sont les débiteurs qui représentent l’Etat et le créancier qui représente un organisme public ou une autre entité. Les ordonnateurs principaux, délégués ou secondaire ont une seule qualité pour engager les dépenses de l’Etat. Dans la pratique administrative, il existe deux sortes d’engagement qui est l’engagement juridique et l’engagement comptable. L’engagement juridique qui correspond à la création de l’obligation qui engage juridiquement l’Etat et se traduit par une charge budgétaire par exemple : nomination d’un fonctionnaire, contrat de marché public. L’engagement comptable qui est la traduction comptable de l’engagement juridique, c’est une évaluation de l’obligation contractée et son imputation sur un chapitre déterminé. En pratique, l’engagement se réalise par l’établissement et le visa d’une fiche d’engagement de dépense. Il permet de bloquer, en comptabilité les crédits disponibles correspondant à la dépenses.
b- La liquidation : La liquidation c’est la deuxième étape de la phase administrative. C’est le passage entre engagement et mandatement5 au cours duquel il y a préparation matérielle des dossiers financiers. Elle a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d’arrêter le montant de la dépense. La dépense n’est autre que s’il résulte une dette (exécution du service, existence d’un dommage,…) prouvée par des pièces justificatives telles que les factures émanant d’une livraison des biens ou de services. Il est annoté que l’exécution de la liquidation est déclencher par l’accord du Contrôle Financier (CF) des DEF/TEF envoyés lors de la première étape.
– Les pièces comptables à fournir sont :
– Bordereau de pièces
– Mandat de paiement
– Facture pro format (avec visa du CF)
– Bon de caisse ou l’avis de crédit
– Bordereau d’émission des titres de paiement
– La facture
– Le TEF comptable
En principe, elle est effectué par l’ordonnateur après constatation du service fait, l’objet de la liquidation est l’ordre purement financier : l’évaluation du montant final de dépense occasionné par décision dont l’engagement a été l’expression comptable.
c- L’ordonnancement ou le mandatement : C’est la dernière étape de la phase administrative, l’ordonnancement est l’acte par lequel l’ordonnateur donne l’ordre au comptable public de payer une dette ou une dépense conformément aux résultats de la liquidation. Par respect de la procédure, aucune dépense ne peut être payée si elle n’a pas été ordonnancée par un ordonnateur principal qui émet des ordonnances ou des ordonnances de délégation, ou mandatée par un mandat de paiement émanant d’un ordonnateur secondaire. L’ordonnancement est soumis à trois règles :
– Il doit comporter toutes les pièces permettant au comptable public de vérifier la régularité de la dépense, lors de paiement ;
– Il doit énoncer l’exercice, le chapitre, et s’il ya lieu l’article auquel se rattache la dépense ;
– Il doit être soumis ; avant signature, ou visa du contrôle financier qui veille à ce que l’ordonnance soit émise dans la limite des crédits régulièrement engagés.
d- La phase comptable : « le paiement » : C’est l’acte par lequel l’organisme public se libère de sa dette. C’est l’acte qui effectue le transfert de crédit des comptes de l’Etat sur ceux de la personne à l’égard de laquelle l’Etat était débiteur. Lorsque le comptable reçoit d’un ordonnateur un ordonnateur ou un mandat de paiement, avant d’exécuter cette injonction, il doit contrôler la régularité comptable et juridique. Le contrôle est porté sur la qualité de l’ordonnateur, la disponibilité des crédits, l’exacte imputation de la dépense aux chapitre budgétaires, la justification du service fait, l’exactitude du visa du contrôle financier sur les engagements et les ordonnancements, l’application des règles de prescription et de déchéance, le caractère libératoire durèglement ainsi que la valeur des justificatives. L’ordonnateur adresse tout un dossier avec son ordonnance ou mandat de paiement au comptable.
Les catégories de dépenses
Ce sont les charges budgétaires de l’Etat et elles comprennent :
– :Intérêts de la dette publique
– :Dépenses courantes de soldes qui comprennent les rémunérations d’activités des fonctionnaires civils et militaires.
– :Dépenses courantes hors soldes qui comprennent les achats de biens et des services, les charges permanentes, les impôts, les droits et taxes, les transferts et subventions et les charges financières
– :Dépenses courantes structurelles qui sont des dépenses limitées dans le temps et destinés à la réalisation d’objectifs majeurs de redressement ou d’ajustement structurel. Ces dépenses structurelles comprennent les dépenses d’interventions sociales, les dépenses d’interventions économiques, les dépenses diverses et imprévues et les autres dépenses d’interventions
– :Dépense d’investissement qui comprend les dépenses pour immobilisations corporelles de l’Etat, les dépenses pour immobilisations incorporelles de l’Etat.
– :Dépenses courantes exceptionnelles.
– :Dépenses d’opérations financières qui sont constituées des prêts et avances, de dépenses de participation Dans le MPAS comme dans tous les ministères, les catégories de dépenses utilisées sont les dépenses de fonctionnement de solde, les dépenses de fonctionnement hors solde et les dépenses d’investissement. Pour les dépenses de fonctionnement hors solde, les crédits sont ventilés entre les indemnités, les biens et services et les transferts. Dans les dépenses d’investissement, les financements viennent de deux sources : de l’Etat et des bailleurs de fonds.
Le retard lors du dispatching de la circulaire
La circulaire y afférent provient du Ministère des Finances et du Budget dans le but de faire savoir à tous les intervenants de l’exécution budgétaire de chaque département Ministériel les principes à adopter lors de l’exécution du budget, entre autres le taux de régulation des dépenses à appliquer. Dès que la Loi de Finances a été approuvée, votée par le parlement et déclarée non contraire à la Constitution, c’est au tour du Gouvernement d’assurer son exécution. L’exécution d’une Loi de Finances s’effectue dans les conditions très différentes par rapport à une loi ordinaire. Cette Loi de Finances doit être exécutée plus rapidement puisqu’elle n’est en vigueur qu’en une année. Cependant, la mise en place du budget est conditionnée par la notification du budget, la nomination des ORDSEC et GAC, la formation des responsables d’exécution budgétaire et la mise à la disposition de la circulaire budgétaire cette dernière pose un problème car non seulement il faut une multiplication du document au nombre des directions centrales, des DRPAS, mais il faut aussi les acheminer vers les DRPAS. Alors, toutes ces opérations vont toujours entraîner des retards au niveau de l’exécution du budget. Au vu de cette situation qui est déréglée, on assiste à un empêchement de la bonne marche du service dans les différents Directions du Ministère, surtout au niveau périphérique. Quant aux Opérations de comptabilité, elles ne sont pas terminées, en pratique la fin du mois de Décembre. Certaines sont en cours de réalisations c’est-à-dire certaines dépenses sont engagées mais non liquidées, il y a des liquidées mais non mandatées et certaines dossiers qui sont mandatés mais non payés.
Changement fréquent de responsable en cous d’exercice
Ce genre de problème suit la politique du régime en place car à chaque changement du régime politique, il doit y avoir toujours des changements au niveau de la structure du Ministère, à commencer par la mise en place d’un nouveau Chef d’institution avec le décret fixant ses nouvelles attributions et celles de ses agents collaborateurs. D’ailleurs, le changement d’organigramme pourrait beaucoup influencer la gestion du budget en ce sens qu’il entraîne toujours une création de nouveau poste et cela ne correspond plus à la structure du budget prévue dans les Loi de Finances. En plus, le Ministre en place pourrait nommer des nouveaux responsables qu’il veut travailler avec lui et tout cela demande beaucoup de temps dans les procédures de leur nomination non seulement au niveau central mais aussi au niveau périphérique. Toutes ces nouvelles dispositions entrainent la discontinuité de l’activité budgétaire de l’Etat car néanmoins, la continuité de l’Etat est individualisée par l’entrée et de sortie d’un responsable dans ce poste. Plus le temps passe, et que l’année budgétaire ne doit pas dépasser les 360 jours année civile à compter du 01 janvier au fin décembre de l’année en cours, par conséquent le facteur temps est mis en jeu. Le budget est ici considéré comme être vivant : il naît, s’accroît et se périt. Dans cette considération humanitaire, le changement administratif du personnel gérant ce budget porte atteinte à sa pérennisation du point de vue circuit économique à cercle fermé.
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Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
PARTIE 1 : PRESENTATION GENERALE DE LA RECHERCHE
CHAPITRE 1 : CADRE DE L’ETUDE
Section 1 : Présentation générale du Ministère de la Population et des Affaires Sociales
1.1- Historique
1.2- Localisation
1.3- Activités et objectifs du Ministère de la Population et des Affaires Sociales
1.4- L’organigramme du MPAS
1.4-1. L’organisation générale
1.4-2. Les attributions respectives de chaque Département
1.5- Les Missions du MPAS
1.5-1. Les objectifs par missions du MPAS
1.6- Les partenaires du MPAS
1.6-1. Bailleurs de fonds
1.7- Les matérielles informatiques utilisées
Section 2 : Description de la Direction des affaires Administratives et Financières (DAAF)
2.1- Missions et les attributions de la DAAF
2.2- L’organisation de la DAAF
2.3- Rôles des services rattachés à la DAAF
2.3-1. Le Service Administratif et Financier
2.3-2. Le Service de la Logistique
2.3-3. Le Service du Patrimoine
2.3-4. Le secrétaire
CHAPITRE 2 : THEORIE GENERALE SUR L’OUTIL DE GESTION
Section 1 : La fonction comptable et la fonction technique
1.1- Définition et rôles de la comptabilité
1.2- Les principes comptables
1.3- La procédure comptable et technique
1.3-1. Les Fiches de Centralisation Comptable (FCC)
1.3-2. Les Revues Périodiques
1.3-3. L’avis de crédits ou le bon de caisse
1.3-4. Les bordereaux de pièces
1.3-5. Les Ordres de Route et Mandats de Paiement
1.3-6. Le Bon de Commande et le Bon Spécial de Transport
1.4- La procédure d’exécution des dépenses
1.4-1. Les phases administratives
a- L’engagement
b- La liquidation
c- L’ordonnancement ou le mandatement
d- La phase comptable : « le paiement »
1.5- Normalisation comptable et financière
1.5-1. Le PCOP 2006
1.5-2. Contenu des états financiers
1.5-3. Composition du PCOP 2006
Section 2 : La fonction du budget
2.1- Définition
2.1-1. La fonction budget
2.1-2. Le « budget »
2.2- L’utilité du Budget
2.3- Cadre général
2.3-1. Textes législatifs
2.3-2. Textes réglementaires
2.4- Les lois de finances
2.4-1. Lois de finances de l’année ou Lois de finances initiales
2.4-2. Les lois de finances rectificatives
2.4-3. La loi de règlement
2.5- Les principes budgétaires
2.6- La structure du budget
2.6-1. La nomenclature budgétaire
2.6-2. Les catégories de dépenses
2.6-3. L’imputation administrative ou Service Opérationnel d’Activité (SOA)
2.6-4. Le programme
2.6-5. Le compte
2.6-6. Le financement
2.6-7. L’agence d’exécution
2.6-8. Les missions
2.6-9. Les bailleurs de fonds
2.7- Le processus budgétaire
2.7-1. Elaboration d’un budget
2.7-2. L’exécution d’un budget
2.7-3. Le contrôle
Conclusion de la première partie
PARTIE 2 : IDENTIFICATION DES PROBLEMES
CHAPITRE 1 : PROBLEMES LIES A L’EXECUTION DU BUDGET
Section 1 : Problèmes identifiés au niveau des matériels et au niveau des textes législatifs
1.1- Au niveau des matériels
1.1-1. Insuffisance en matérielles informatiques
1.1-2. Le non entretien des matériels
1.2- Au niveau des textes législatifs
1.2-1. Le retard lors du dispatching de la circulaire
1.2-2. Les difficultés sur l’utilisation des documents
Section 2 : Problèmes identifiés au niveau du personnel
2.1- Insuffisance de personnel qualifié
2.1-1. Insuffisance de formation pour les responsables
2.1-2. Changement fréquent de responsable en cous d’exercice
2.1-3. Non-respect du règlement intérieur
CHAPITRE 2 : PROBLEMES LIES AU CONTROLE
Section 1 : Le contrôle des documents de suivi
1.1- Au niveau des revues périodiques
1.2- Au niveau de l’établissement du Plan de Travail Annuel
Section 2 : Contrôle effectué par le Contrôle Financier
2.1- Rôle du Contrôle Financier
2.2- Le rejet de dossier d’engagement
Conclusion de la deuxième partie
PARTIE 3 : PROPOSITION DES SOLUTIONS
CHAPITRE 1 : SOLUTIONS PRECONISEES A L’EXECUTION DU BUDGET
Section 1 : Concernant les matériels et les textes législatifs
1.1- Concernant les matériels
1.1-1. Octroi en nombre suffisant des matériels
1.1-2. Entretien fréquent des matériels
1.2- Concernant les textes législatifs
1.2-1. Accélération de la notification du Circulaire
1.2-2. Facilité d’utilisation des documents
Section 2 : Concernant le personnel
2.1- Renforcement de compétence des agents
2.2- Formation continue du personnel
2.3- Recours à la stabilité
2.4- Contrôle périodique sur les employés
CHAPITRE 2: SOLUTIONS PRECONISEES AU CONTROLE
Section 1 : Concernant les documents de suivi
1.1- Proposition d’établissement de rapports périodiques
1.2- Proposition d’un suivi du PTA
Section 2 : Concernant le contrôle effectué par le CF
2.1- Minimiser les erreurs
2.2- Renforcement du suivi et du contrôle
2.3- Accélération du visa de la FCC
Section 3 : Recommandations générales
3.1- Amélioration de la gestion de personnel
3.2- Amélioration de la gestion des finances et du temps
Conclusion de la troisième partie
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE ET WEBOGRAPHIE
ANNEXES
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