Au cours de ces dernières années, la fréquence des défaillances des entreprises et l’augmentation des risques économiques ont poussé les chefs d’entreprise à mettre en avant des outils de contrôle de gestion de la performance. Une défaillance de ceux-ci peut non seulement affecter les entreprises du point de vue financier mais également du point de vue de leur réputation et de leur viabilité.
En effet, les différentes crises financières qui ont mis en faillite certains grands groupes internationaux comme ENRON, WOLDCOM, PARMALAT et plusieurs autres ; certaines affaires rendues publiques faisant état de fraudes, de malversations ou encore de corruption, ont renforcé la notion de contrôle au sein des organisations.
Cette notion de contrôle a tellement pris de l’ampleur que la majorité des organisations ont accepté l’idée de disposer d’un outil de pilotage et de contrôle leur permettant d’être plus performantes tout en encourageant son amélioration continue. C’est dans ce contexte qu’est apparue la fonction d’auditeur interne et la notion de contrôle interne. Pour Grenier & al (2001:38) : « La mise en œuvre de l’audit permet, au moyen de l’analyse des procédures, de répertorier ces risques et d’évaluer puis, si nécessaire, d’améliorer les procédures défaillantes ››.
L’audit interne apparait ici comme un outil apportant des éléments de réponse aux multiples questions que se posent les dirigeants de l’entreprise. Ces éléments, leur permettront non pas seulement d’avoir une visibilité claire de l’entreprise mais aussi de satisfaire les différentes parties prenantes de l’entreprise à savoir les actionnaires, les banquiers, fournisseurs et les clients.
Définition des comptes clients
Le terme « client » vise les personnes ou entités avec lesquelles un professionnel a signé un contrat qui donnera lieu à une ou des prestations, quelles qu’en soient la nature et la durée, et qui s’ensuit d’une facturation. Les comptes clients comptes à eux regroupent la somme des encours facturés, mais non encore réglés, suite à une prestation de service par une entreprise, auprès de ses clients. Selon LEZIN & al (2001 : 89), « un compte client enregistre toutes les opérations commerciales effectuées avec un client et toutes les étapes de ventes ».
En terme plus simple, le compte client est le compte des personnes à qui sont destinées les productions ou prestation moyennant une contrepartie financière.
Méthodes et principes comptables applicables aux comptes clients
Le système comptable ouest africain (SYSCOA) édicte les règles d’enregistrement comptables et réglemente la tenue de la comptabilité. En effet, le SYSCOA traduit la volonté des autorités de faire de la comptabilité un instrument d’informations financières transparentes et fiables visant à améliorer l’environnement des affaires dans l’union et à offrir aux investisseurs un référentiel comptable adapté à l’économie moderne.
Il s’agit entre autre de :
la tenue de la comptabilité dans la langue officiel du pays et en monnaie ayant cours légal dans le territoire soit le franc CFA ;
le respect des principes de la partie double ;
la tenue des livres comptables obligatoires tels que : le livre journal, le grand livre, le bilan, le compte de résultat et la balance générale;
le respect de l’enregistrement chronologique des opérations ;
la tenue de comptabilité à l’aide d’un plan de compte normalisé dont la liste figure dans le SYSCOA.
Les principes comptables admis pour la comptabilisation des opérations client sont les mêmes énoncés dans le SYSCOA notamment le principe de : Prudence, permanences des méthodes, spécialisations des exercices, cout historique, continuité d’exploitation, transparence, importance significative, prééminence de la réalité sur l’apparence et enfin le principe d’intangibilité du bilan d’ouverture.
Ainsi, tous ces principes sus cités, doivent être respectés pour la bonne présentation des états financiers selon qu’il s’agisse d’une entreprise commerciale industrielle ou une autre.
SAMBE & al. (2003 :45), expliquent de façon détaillée la particularité de chaque principe :
• Le principe de prudence : il se définit comme l’appréciation raisonnable des faits afin d’éviter le risque de transfert, sur l’avenir, d’incertitude présentes susceptibles de grever le patrimoine et le résultat de l’entreprise;
• Permanence de méthodes : il vise à assurer la comparabilité dans le temps de l’information comptable notamment des états financiers ;
• Spécialisation des exercices : ce principe implique la tenue d’une comptabilité d’engagement et de rattachement des produits et des charges, ceux-ci doivent être rattaché aux exercices auxquels ils se rapportent ;
• Cout historique : les flux sont enregistrés de façon définitive à leur valeur nominale, exprimée en monnaie locale ;
• Continuité d’exploitation : d’après ce principe, l’entreprise doit continuer son fonctionnement dans un avenir prévisible pour l’établissement des états financiers ;
• Transparence : ce principe se focalise sur la conformité aux règles et procédures en vigueur permettant aux actionnaires de donner une opinion responsable sur les états financiers de l’entreprise ;
• importance significative : d’après ce principe, tous les éléments susceptibles d’influencer le jugement des destinataires des états financiers, sur le patrimoine, la situation financière et le résultat de l’entreprise doivent leur être communiqué;
• prééminence de la réalité sur l’apparence : la réalité économique doit toujours primer sur l’apparence juridique ;
• intangibilité du bilan d’ouverture : il permet de vérifier la correspondance entre le bilan de clôture de l’exercice N et le bilan d’ouverture de l’exercice suivant soit N+1.
Processus de gestion des comptes clients
Le processus client à pour objectif principal d’identifier les points clés d’une meilleure gestion et mettre en œuvre les conditions internes à une meilleure adéquation entre les attentes clients et les résultats de l’entité. Ainsi, les exigences du client sont toujours mises en avant, ce sont «les exigences spécifiées par le client, y compris les exigences relatives à la livraison et aux activités après livraison » Norme ISO 9000.
Gestion du fichier client
Le fichier client sert à tous les services de l’entreprise notamment dans les services comptables, les responsables de la facturation et le chargé de recouvrement. Il contient des informations détaillées du client, et représente la mémoire collective du fichier clients entreprise. Comme le souligne LABADIE (1996 : 62), « un fichier client bien tenu constitue une condition essentielle de l’efficacité ». Le fichier client contient aussi, plusieurs informations sur l’identification du client par exemples la dénomination sociale, l’adresse, les numéros de téléphone, la forme juridique et le montant de son capital, etc. En plus, il doit être informatisé pour les grande entreprise, afin d’éviter les erreurs de double saisie.
Suivi des comptes clients
Le suivi des comptes clients repose sur une analyse et la justification des comptes individuels des clients. En effet, on procède à la vérification des soldes clients individuel et on le compare au total du solde des comptes collectifs des clients. A la suite de cette vérification, si certaines irrégularités se révèlent dans le compte, le client est automatiquement contacter pour la confirmation.
Enregistrement de la commande
Après l’acceptation de la commande, qui se manifeste par un accusé de réception, le besoin du client est enregistré.
L’accusé de réception : il est judicieux d’accuser réception de la commande pour en préciser les termes, afin de détecter les points erronés ou prévenir un éventuel problème.
Livraison aux clients
Elle regroupe toutes les opérations de mise à disposition des clients des marchandises ou produits commandés ou de fournitures de prestation de services. Plusieurs documents sont indispensables dans le processus de livraison tels que :
• Les documents de livraison : l’avis d’expédition, le bon de livraison et le bon de réception. Dans notre cas il s’agira des rapports finaux ou des états financiers finaux ;
• Les frais de livraison : ils sont pour la plupart supportés par le client selon qu’il s’agit d’une activité commerciale.
Les délais de paiement
Le délai de paiement c’est le délai existant entre la date de l’émission de la facture et la date de règlement par le client. Il peut varier entre 30 ; 60 et 90 jours, selon les termes d’accord passés avec le client, et commence à courir à partir de la date de facturation.
Les modes de paiement
Un mode de paiement est un ensemble de paramètres qui déterminent la manière dont les factures sont annulées ou réglées.
Ils sont multiples, et LEZIN &al. (2001 :85) les identifient comme suit :
• le virement : c’est un transfert d’argent d’un compte à un autre. Il peut se faire de manière électronique ; par un retrait physique ou par internet. Cependant, le compte de l’émetteur doit posséder la somme d’argent faisant l’objet du virement, sinon l’ordre de virement sera rejeté ;
• le chèque : c’est un titre par lequel une personne (le tireur) donne l’ordre à un banquier (le tiré), de payer à vue une somme d’argent à son profit ou à une troisième personne (le bénéficiaire) ;
• la lettre de change relevé (LCR) : elle est très simple à mettre en œuvre et se définit comme « un effet de commerce dématérialisé qui circule sous forme de fichiers informatiques. Elle est créée à l’initiative du créancier (le tireur) qui l’envoie à sa banque afin que celle-ci l’adresse à la banque de son débiteur. La LCR doit contenir certaines mentions obligatoires (le nom, l’adresse et les coordonnés bancaires du tiré ; le nom l’adresse et la signature du tireur) ;
• billet à ordre : c’est un effet de commerce par lequel une personne (le souscripteur) s’engage à payer à une autre personne (le bénéficiaire), une somme déterminée, à une date déterminée.
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Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
CHAPITRE 1 : PROCESSUS DE GESTION DES COMPTES CLIENTS
1.1. Définition des comptes clients
1.2. Méthodes et principes comptables applicables aux comptes clients
1.3. Processus de gestion des comptes clients
1.4. Gestion du fichier client
1.4.1. Suivi des comptes clients
1.4.1.1. Enregistrement de la commande
1.4.1.2. Livraison aux clients
1.5. Les délais de paiement
1.6. Les modes de paiement
1.7. Gestion des litiges
1.8. Le recouvrement
1.9. Recouvrement contentieux
1.10. Risques liés aux comptes clients
1.10.1. Définition risques clients
1.11. Dispositif de la maitrise des risques clients
1.11.1. Système d’information
1.11.2. Les ressources humaines
1.11.3. Système d’organisation
CHAPITRE 2: AUDIT GESTION COMPTES CLIENTS
2.1. Définition et objectif de l’audit interne
2.1.1. Définitions
2.1.2. Objectifs
2.1.3. Le savoir être de l’auditeur
2.1.3.1. Qualités fondamentales
2.2. Mise en œuvre de l’audit de la gestion des comptes clients
2.2.1. Phase de préparation de la mission d’audit
2.2.1.1. Ordre de mission
2.2.1.2. Plan de mission
2.2.1.3. Prise de connaissance de gestion des comptes clients
2.2.1.4. Identification et évaluation des risque
2.2.2. Phase de réalisation de la mission d’audit de la gestion des comptes clients
2.2.2.1. La tenue de la réunion d’ouverture
2.2.2.2. Elaboration d’un programme de vérification
2.2.2.3. Le questionnaire du contrôle interne (QCI)
2.2.2.4. Le travail sur le terrain
2.2.3. Phase de conclusion
2.2.3.1. La réunion de clôture
2.2.3.2. Le rapport d’audit interne
2.2.3.3. Recommandation et le suivi
CHAPITRE 3 : METHODOLOGIE DE RECHERCHE
3.1. Modèle d’analyse
3.2. Outils de collecte et d’analyse des données
3.2.1 : Outils de collecte de données
3.2.1.1. Analyse documentaire
3.2.1.2. Le questionnaire de prise de connaissance
3.2.1.3. Entretien individuel
3.2.1.4. Observation
3.2.1.5. Feuille d’analyse des risques (FAR)
3.2.2. Les outils d’analyse des données
3.2.2.1. L’analyse de contenu
CONCLUSION
