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THEORIES SUR LE SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
Chaque entité, qu’elle soit à but lucratif ou non lucratif dispose de son propre système contrôle interne dans l’exécution de ses activités ; pour la protection de son patrimoine et la fiabilité des informations comptables. Les bases auxquelles ces systèmes sont formulés sont les mêmes, et ce sont ces bases que nous allons développer dans ce chapitre.
Notions de contrôle interne
Le contrôle interne peut être défini sous plusieursfaçons par beaucoup d’auteurs. Dans cette section, nous allons énumérer quelques uns ainsi que l’objectif du contrôle interne.
Définitions et objectif
Définitions
« Le système de contrôle interne est l’ensemble de s politiques et procédures mises en œuvre par la direction d’une entité en vue de s’assurer, dans la mesure du possible la gestion efficace et rigoureuse de ses activités ».
« Le contrôle interne est un dispositif de la société, défini et mis en œuvre sous sa responsabilité visant à assurer la conformité aux oisl et règlements, l’application des instructions et des orientations fixées par la direction générale ou directoire, le bon fonctionnement des processus internes de la société, notamment ceux courant à la sauvegarde de ses actifs, la fiabilité des informations financières »2.
Objectifs :
Le système de contrôle interne est utile pour s’ass urer du respect des règles et politiques de gestion, détecter et prévenir des fraudes ou erreurs susceptibles de se réaliser dans l’entreprise, s’assurer de la véracité des enregistrements comptables.
Il est nécessaire pour la prévention des erreurs iscales,f sociales, légales, en tant que gage de la qualité dans l’organisation mise en place. Il est caractérisé par un système d’organisation du traitement de l’information comptable jusqu’à sa v alidation. Il est applicable dès l’ouverture du courrier au rangement des pièces comptables, jusqu’à la validation d’un règlement.
D’une façon générale, il contribue à la maîtrise de ses activités, à l’efficacité de ses opérations et à l’utilisation efficiente de ses ressources.
Son objectif est la recherche de la fiabilité des informations comptables et la protection du patrimoine de l’entreprise. Il permet aussi de promouvoir l’efficience et l’efficacité, de protéger les actifs, de garantir la fiabilité de l’information financière, d’assurer la conformité aux dispositions légales et règlementaires ; et vise surtout l’application des lois et règlements dans toutes les activités de la société pour avoirun bon contrôle interne.
Exigences du contrôle interne
Toute entité, qu’elle soit à but lucratif ou non, devra mettre en place plusieurs dispositifs afin d’atteindre l’objectif du contrôle interne. Ci-aprè s les bases considérées comme essentielles.
Une organisation adaptée
La mise en œuvre d’une bonne organisation requiert deux principaux éléments, à savoir :
– la séparation de fonctions : c’est-à-dire que les fonctions suivantes doivent être séparées :
o la fonction opérationnelle : celle qui est en relation directe avec les tiers ;
o la fonction de détention : s’assurant de la gestion des biens de l’entité, doit être appliquée à toutes les personnes qui détient ou ontaccès aux biens ;
o la fonction d’enregistrement : consistant à la valo risation et l’enregistrement des mouvements ;
o la fonction de contrôle, ayant la charge du contrôl e des autres fonctions ;
– la définition formalisée des tâches et responsabilités de chacun des membres du personnel de l’entité, leur permettant de connaître leur pouvoir et responsabilité.
Des méthodes et procédures appropriées
Ce sont les consignes d’exécution des tâches, les documents utilisés et leur contenu, leur diffusion, leur approbation et autorisation. Cela afin de permettre les contrôles réciproques des tâches et la détection des situations anormales le plus rapidement possible.
Un personnel de qualité
La qualification du personnel est un élément trèsmportanti du fait que les contrôles internes tournent autour de lui et se concentrent surtout sur son activité. Il faut agir sur sa motivation et son attachement à l’entreprise afin d’éviter si possible les erreurs et les fraudes qui peuvent survenir.
La protection matérielle
Etant donné que l’objectif du contrôle interne vise surtout la protection du patrimoine de l’entité, il est indispensable de bien définir lesprocédures appropriées dans la tenue physique des biens. Ce qui est renforcé par le principe de séparation de fonctions.
Une saine maîtrise des risques
Des sécurités juridiques devront être mises en place pour prévenir contre les malversations susceptibles de se produire. Elles doivent être matérialisées pour constituer des preuves en cas de fois.
Contrôle interne des recettes et dépenses
Contrôle interne des recettes
Dans la plupart des cas, les recettes sont surtout constituées par les ventes. Les procédures suivantes sont alors considérées comme étant les bases.
Contrôler et collecter les ressources passe par plu sieurs étapes. Ce sont : l’acceptation, le traitement et l’exécution, la facturation, l’enregistrement des factures, le suivi des comptes clients, le suivi des encaissements.
Acceptation, traitement et exécution :
Cette phase consiste surtout dans l’examen des besoins des clients par rapport à notre disponibilité. Pendant cette phase, il est d’usage de vérifier si les conditions nous sont acceptables, et la solvabilité des clients à qui des créances vont être accordées. Dès que ce besoin est accepté, il convient de passer à la facturation.
Facturation
Lors de cette phase, il convient de s’assurer que les factures sont traitées rapidement et établies correctement, conformément aux bons de livraisons et bons de commandes reçus de nos clients. Durant la facturation, il nous est indispensable de vérifier l’application correcte des prix conformément aux tarifs en vigueur. Par la suite, elle sera vérifiée arithmétiquement afin de garantir l’exactitude comptable.
Enregistrement des Factures
Cette étape est généralement destinée au service dela comptabilité. Ici, le contrôle interne doit garantir l’exhaustivité de l’enregistrement des factures, et les erreurs d’enregistrement doivent être détectées. Afin de pouvoir atteindreesc objectifs, il est d’usage d’utiliser soit un système informatique générant directement les enregistrements, soit un système manuel comportant les éléments nécessaires à l’enregistrement.
Suivi des comptes clients
Le système de contrôle interne doit permettre l’ass urance de la relance des arriérés, la constatation de la dépréciation. Pour cela, diversdispositifs sont mis en place en vue d’avoir un bon système de contrôle interne, à savoir :
– l’édition d’une balance par antériorité des soldeséchus, c’est-à-dire des balances âgées
– le suivi des comptes clients qui doit être fait parune personne n’ayant pas accès aux opérations de trésorerie,
– la relance et les poursuites judiciaires
Le suivi des encaissements
Dans cette dernière étape, le système de contrôle nternei doit s’assurer que les recettes sont intégralement comptabilisées et sont imputées au bon compte individuel. Les dispositifs suivants sont à prendre en considération :
– procéder à un contrôle préliminaire sur les recettes avant tout enregistrement
– remettre fréquemment en banque les chèques et espèc reçus
– contrôler régulièrement les comptes individuels des clients.
Contrôle interne des dépenses
Le contrôle interne dans les dépenses se base surtout sur le principe de séparation de fonctions. Les risques pouvant intervenir sont alors réduiteslorsque celui- ci est respecté.
Les achats doivent être effectués en fonction du besoin de l’entité, en quantité optimale et au bon moment.
L’exécution des dépenses pour les achats passe généralement par plusieurs étapes, à savoir :
Le déclenchement de la commande
Il a pour but de garantir que les commandes sont en fonction des besoins de l’entité en quantité optimales et du besoin des personnes autorisées à le faire. C’est à ce moment qu’une demande d’achat est établie par les services utilisateurs, et transmises au service achat
L’acceptation des livraisons ou services reçus
C’est à ce moment qu’un bon de réception est établi pour chaque réception, puis un contrôle est prévu afin de s’assurer de la correspondance entre la commande et la livraison. Il s’ensuit, l’envoi d’un des doubles des bons de réceptions au service achat afin de l’informer de la livraison, et de l’autre double au service de la comptabilité
La constatation des dettes
Elle se traduit par la transmission systématique à la comptabilité des doubles du BC et du BR.
Celui- ci vise surtout à l’enregistrement de l’opération après avoir comparé ces documents.
Le paiement de la facture :
C’est la comparaison par le service trésorerie des éléments figurant sur la facture, le bon de commande et la livraison. Le décaissement sera faitlorsque la commande est conforme à la facture, ceci afin de s’assurer que les livraisons sont conformes et que les paiements sont correspondants aux prix des articles livrés.
L’information et le contrôle de l’information
Il est souvent effectué par l’audit interne. Ces opérations visent surtout à s’assurer que les opérations sont bien enregistrées et imputées correctement dans les comptes correspondants. A ce moment, les vérifications des pièces y afférentes sont faites pour s’assurer de leur conformité.
Ainsi s’achève la première partie destinée pour laprésentation générale tant de l’Association que des théories générales afférentes à notre thème.
En résumé, Madagascar National Parks, créée en 1990 sous l’appellation ANGAP, est une Association à but non lucratif opérant sous la tutelle du Ministère de l’Environnement, des Eaux et Forêts, créée en 1990. Son activité, objectif et mission visent surtout la conservation de la biodiversité des ressources naturelles de Madagascar. Pour exercer son activité elle est financée par les bailleurs nationaux et l’Etat. D’autre part, elle a aussi ses ressources propres générées par ses activités.
Les théories ci-dessus expliquent le système de contrôle interne dans son exigence, ses objectifs. Les procédures pour la gestion des recetes et dépenses nous ont fournies un aperçu général des analyses que nous poursuivrons dans ladeuxième et la troisième partie.
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Table des matières
Introduction
PARTIE 1- GENERALITES
CHAPITRE 1- PRESENTATION GENERALE DE MADAGASCAR NATIONAL PARKS
Section 1- Identité de Madagascar National Parks
11- Historique et Cadre juridique
111- Historique
112- Cadre juridique
12- Activité, objectif et mission
121- Activité
122- Objectif
123- Sa mission
13- Structure de Madagascar National Parks
131- Une Assemblée Générale
132- Un Conseil d’Administration
133- La direction exécutive
Section 2- Domaine du stage
21- L’audit interne dans l’organigramme
22- Missions de l’Auditeur Interne
23- Description des tâches
24- Déroulement du stage
Section 3- Mode de financement de Madagascar National Parks
31- Les fonds reçus des bailleurs
32- Les fonds propres
321- Fonctionnement des Droits d’Entrées dans les Aires Protégées
3211- Recettes DEAP
3212- Utilisation des DEAP
322- Les autres recettes
CHAPITRE 2- THEORIES SUR LE SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
Section 1- Notions de contrôle interne
11- Définitions et objectif
111- Définitions
112- Objectifs
12- Exigences du contrôle interne
121- Une organisation adaptée
122- Des méthodes et procédures appropriées
123- Un personnel de qualité
124- La protection matérielle
125-Une saine maîtrise des risques
Section 2- Contrôle interne des recettes et dépenses
21- Contrôle interne des recettes
211- Acceptation, traitement et exécution
212- Facturation
213- Enregistrement des factures
214- Suivi des comptes clients
215- Suivi des encaissements
22- Contrôle interne des dépenses
221- Le déclenchement de la commande
222- L’acceptation des livraisons ou services reçus
223- La constatation des dettes
224- Le paiement de la facture
225- L’information et le contrôle de l’information
PARTIE 2- ANALYSE CRITIQUE DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE DE LA GESTION DES DEAP
CHAPITRE 3- PROCEDURES EXISTANTES
Section 1- Gestion physique des tickets
11- Au niveau des sites
111- Prévision de consommation de tickets
112- Commande de tickets
12- Au niveau du siège
121- Gestion des stocks de tickets
122- Traitement des commandes reçues
1221- Réception des commandes
1222- Vérification
1223- Envoi de la commande de tickets
Section 2- La gestion des recettes
21- Diagramme de circulation de documents et commentaires
22- Circulation des recettes
Section 3- Gestion des dépenses
31- Achats stockés
32- Achats non stockés
Section 4- Organisation comptable
41- Le logiciel TOMPRO
42- Fonctionnement du système
43- Description du système
CHAPITRE 4- TEST DE CONFORMITE
Section 1- Gestion des tickets
11- Points forts
111- Envoi direct des tickets aux sites
112- Guichet Unique
113- Contrôle dans les aires protégées
12- Points faibles
121- Faiblesses dans la gestion des stocks
1211- Anciens tickets existants dans le magasin
1212- Mise à jour du fichier de tenue de stock
1213- Inventaire de stock
12131- Non comparaison entre les existants réels et le fichier de tenue de stock
12132- Non programmation des membres pour l’inventaire
1214- Initiation de la commande trimestriellement par le magasinier
122- Faiblesses dans le contrôle des tickets
1221- Avant visite
12211- Rupture de stocks de tickets dans les sites
12212- Remplissage des informations sur les tickets
1222- Pendant la visite
1223- Après visite
12231- Catégorisation des tickets
12232- Description des tickets
12233- Faiblesses dans le contrôle des souches
Section 2 – Gestion des recettes
21- Description narrative de l’application de la procédure
22- Points forts
23- Points faibles
231- Fonctions incompatibles pour le CVAF
232- Statistiques de ventes
233- Etat récapitulatif de ventes
234- Opérations sans pièces justificatives
Section 3- Gestion des dépenses
31- Description narrative de l’application de la procédure
311- Achats stockés
312- Achats non stockés
32- Points forts
321- Double signature de chèques
322- Validation des décaissements par la Direction Générale
33- Points faibles
331- Inexistence du budget
3311- Catégorisation des dépenses
3312- Analyse des décaissements
332- Pièces justificatives des achats
3321- Bons de commandes
3322- Factures pro forma
333- Faiblesses dans la relation avec les fournisseurs
3331- Inexistence des bases de données fournisseurs
3332- Procès verbal pour le choix de fournisseurs
Section 4- Organisation comptable
41- Points forts
42- Points faibles
421- Intitulés des comptes
422- Ecarts entre la vente réalisée et la comptabilité
423- Compte des immobilisations en cours
424- Suivi des comptes fournisseurs
PARTIE 3 – PROPOSITION DE SOLUTIONS
CHAPITRE 5- SOLUTIONS PRECONISEES POUR LA GESTION DES TICKETS ET LES RECETTES
Section 1- Solutions pour la gestion de stocks de tickets
11- Destruction des anciens tickets
12- Mise à jour du fichier de tenue de stock
121- Modèle de fiche de tenue de stock
13- Inventaires
131- Comptages physiques : faire la comparaison entre les existants réels et les stocks finals dans le fichier de tenue de stock
132- Procès verbal d’inventaire
1321- Fiche de comptage et procès verbal
1322- Programmer le personnel effectuant l’inventaire
14- Commandes trimestrielles du magasinier pour les achats stockés
141- Périodicité de la commande
142- Précautions pour l’initiation de la commande par le magasinier
143- Méthode la plus appropriée
Section 2- Solutions pour le contrôle des tickets
21- Avant visite : renforcer le contrôle des tickets
211- Améliorer la gestion des stocks
212- Remplir les informations sur le ticket
22- Pendant la visite : contrôler les tickets des visiteurs
23- Après visite
231- Sortie des visiteurs
232- Dépouillement des souches
Section 3- Solutions proposées pour la gestion des recettes
31- Précautions à prendre pour les pièces justificatives
32- Statistique de ventes
33- Solutions pour les pièces justificatives
331- Pièces justificatives des recettes : états récapitulatifs des ventes
332- Opérations sans pièces justificatives
CHAPITRE 6 – SOLUTIONS PROPOSEES POUR LA GESTION DES DEPENSES
Section 1- Budgétisation
11- Cadre général
12- Intérêts de la budgétisation
13- Nécessité de la budgétisation
Section 2- Solutions pour les relations avec les fournisseurs
21- Bases de données fournisseurs
211- Utilité
212- Etablissement de la liste
22- Validation des procès verbaux fournisseurs
Section 3- Pièces justificatives des achats
31- Bons de commandes
32- Factures pro forma
CHAPITRE 7- PROPOSITION DE SOLUTIONS POUR L’ORGANISATION COMPTABLE DE MADAGASCAR NATIONAL PARKS
Section 1- Solutions pour le fonctionnement des comptes
11- Intitulés des comptes
12- Immobilisations en cours
Section 2- Proposition de solutions pour les écarts et les suivis des comptes
21- Ecart entre vente et comptabilité
22- Suivi des comptes fournisseurs
221- Constatation des dettes
222- Paiement de la facture
CONCLUSION
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