Processus concourant à l’élaboration de l’information comptable et financière publiée
Critères de qualité
La qualité de l’information comptable et financière dépend de l’identification des risques d’erreurs inhérents aux processus comptables. Cette identification peut s’appuyer utilement sur différents critères dont le respect devrait être recherché, de telle sorte que l’information contenue dans les états financiers soit régulière et sincère.
Ainsi, l’AMF (2007 : 37) a proposé les critères suivants :
en amont du processus de production comptable, les critères sont : la réalité (les opérations et les événements qui ont été enregistrés se sont produits et se rapportent à l’entité). S’en suit l’exhaustivité (toutes les opérations et tous les événements qui auraient dû être enregistrés l’ont été) et la mesure (les montants et autres données relatives aux opérations et événements ont été correctement enregistrés). En fin, il faut compter la séparation des exercices (les opérations et les événements ont été enregistrés dans la bonne période) et la classification (les opérations et les événements ont été enregistrés dans les comptes adéquats) ;
processus d’arrêté des comptes, cinq critères sont arrêtés à ce niveau. Il s’agit premièrement de l’existence (les actifs et passifs existent), des droits et des obligations (l’entité détient et contrôle les droits sur les actifs, et les dettes correspondent aux obligations de l’entité). En seconde catégorie, il faut compter l’exhaustivité (tous les actifs et passifs qui auraient dû être enregistrés l’ont bien été), l’évaluation et l’imputation (les actifs et les passifs sont inscrits dans les comptes pour des montants appropriés et tous les ajustements résultant de leur évaluation ou imputation sont correctement enregistrés). En fin, il y a la présentation et l’intelligibilité (l’information financière est présentée et décrite de manière appropriée, et les informations données dans l’annexe des comptes sont clairement présentées).
Principes et points d’analyse
Les processus comptables doivent être organisés de façon à traiter des flux d’opérations homogènes ou similaires (par exemple organisation par catégories d’opérations). L’entreprise en s’inspirant des bonnes pratiques en matière comptable et financière doit décliner des critères de qualité par catégories d’opérations (ventes, achats, etc.) pouvant s’appliquer à chacun de ces processus comptables.
Les principes et points clés d’analyse permettent d’identifier les principaux risques pouvant affecter les processus concourant à l’élaboration de l’information comptable et financière.
Pour l’ensemble des catégories d’opérations la société pourra s’assurer qu’il existe des dispositifs organisés et documentés qui permettent un traitement assurant l’homogénéité des données comptables et financières consolidées publiées.
Ces dispositifs organisés entrent dans le cadre du contrôle interne.
Définition et Objectifs du Contrôle interne
Selon le COSO in HAMZAOUI (2006 : 81) « le contrôle interne est un système (ensemble de dispositifs), un processus (ensemble d’activités) mis en œuvre par le conseil d’administration (ou ce qui en tient lieu), les dirigeants et le personnel d’une organisation, destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants : la protection et la sauvegarde du patrimoine, la maîtrise des risques, la réalisation et l’optimisation des opérations, la fiabilité des informations financières, la conformité aux lois et aux réglementations en vigueur ».
Aussi Selon l’Ordre des Experts Comptables Français en 1977: «le Contrôle Interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre l’application des instructions de la Direction et de favoriser l’amélioration des performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l’entreprise, pour maintenir la pérennité de celle-ci » (VERDALLE, 1999 : 63).
Par ailleurs, pour le Consultative Committee of Accountancy de Grande Bretagne en 1978: «le Contrôle Interne comprend l’ensemble des systèmes de contrôle, financiers et autres, mis en place par la Direction afin de pouvoir diriger les affaires de l’entreprise de façon ordonnée et efficace, assurer le respect des politiques de gestion, sauvegarder les actifs et garantir autant que possible l’exactitude et l’état complet des informations enregistrées».(RENARD, 2007 :130).
De part ces définition et en se rapportant à la sphère des associations, il convient de retenir que le contrôle interne serait l’ensemble des instances mises en place par les hauts responsables pour atteindre les objectifs qui leur sont assignés par l’assemblée générale de ses membres. A l’ordre de ces objectifs s’inscrivent la préservation de son image d’association crédible, la sauvegarde de son patrimoine, le respect des directives internes, des procédures, statuts et règlement intérieur .
Au niveau interne, les instructions et orientations de la Coordination permettent aux collaborateurs de comprendre ce qui est attendu d’eux et de connaître l’étendue de leur liberté d’action. Elles doivent être communiquées aux collaborateurs concernés en fonction des objectifs assignés à chacun d’entre eux, afin de fournir des orientations sur la façon dont les activités devraient être menées. Elles doivent être établies en fonction des objectifs poursuivis par l’association et des risques encourus. L’ensemble des processus opérationnels et financiers sont concernés. Le bon fonctionnement des processus exige que des normes ou principes de fonctionnement aient été établis et que des indicateurs de performance et de rentabilité aient été mis en place.
Par « actifs », il faut entendre non seulement les « actifs corporels » mais aussi les « actifs incorporels » tels que le savoir-faire, l’image ou la réputation. Ces actifs peuvent disparaître à la suite de vols, fraudes, improductivité, erreurs, ou résulter d’une mauvaise décision de gestion ou d’une faiblesse de contrôle interne. Les processus y afférents devraient faire l’objet d’une attention toute particulière. Il en va de même des processus qui sont relatifs à l’élaboration et au traitement de l’information comptable et financière. Ces processus comprennent non seulement ceux qui traitent directement de la production des états financiers mais aussi les processus opérationnels qui génèrent des données comptables.
L’objectif général est de construire et conserver une image favorable auprès des parties prenantes, présenter des états financiers fiables aux partenaires, et agir en conformité avec les lois et règlements. De cet objectif général découlent des objectifs spécifiques à savoir :
o la maîtrise des risques;
o la protection et la sauvegarde du patrimoine ;
o la qualité de l’information, donc la fiabilité des informations financières ;
o la conformité aux lois et réglementations en vigueur ainsi que l’application des instructions de la coordination, des politiques de gestion, des plans et procédures ;
o la réalisation et l’optimisation des opérations, et l’amélioration des performances.
Le périmètre du contrôle interne
Il appartient à chaque structure de mettre en place un dispositif de contrôle interne adapté à sa situation. Dans le cadre d’une association, avec plusieurs démembrements et instances, la coordination veille à l’existence de dispositifs de contrôle interne au sein de ses démembrements. Ces dispositifs devraient être adaptés à leurs caractéristiques propres et aux relations entre la coordination nationale et les différentes sections, conventions et autres détachements. Il appartient ainsi à la coordination d’apprécier la possibilité de prendre connaissance et d’examiner les mesures prises en matière de contrôle interne.
Les composantes du contrôle interne
Selon la norme la norme ISA 315, Le dispositif de contrôle interne comprend cinq composantes étroitement liées. Bien que ces composantes soient applicables à toutes les structures, leur mise en œuvre peut être faite de façon différente selon la taille et le secteur d’activité des sociétés.
Dans le cadre des associations, la complexité de la structure organisationnelle, l’ampleur de l’action et les différents enjeux conditionnent le dispositif de contrôle interne à mettre en place. Il s’agit de :
l’environnement du contrôle ;
les procédures d’évaluation des risques de l’entité ;
le système d’information et les processus connexes concernant les enregistrements comptables et la communication ;
les activités de contrôle ;
la surveillance des contrôles (pilotage).
Les lignes suivantes serviront à développées ces points en s’inspirant de HAMZAOUI (2006 : 109).
Une organisation comportant une définition claire des responsabilités
La mise en œuvre d’un dispositif de contrôle interne doit reposer sur des principes fondamentaux mais aussi sur :
o une organisation appropriée qui fournit le cadre dans lequel les activités nécessaires à la réalisation des objectifs sont planifiées, exécutées, suivies et contrôlées ;
o des responsabilités et pouvoirs clairement définis qui doivent être accordés aux personnes appropriées en fonction des objectifs de la structure ;
o une politique de gestion des ressources humaines qui devrait permettre de recruter des personnes possédant les connaissances et compétences nécessaires à l’exercice de leur responsabilité et à l’atteinte des objectifs actuels et futurs de la structure.
La diffusion en interne d’informations
La structure devrait disposer de processus qui assurent la communication d’informations pertinentes, fiables et diffusées en temps opportun aux acteurs concernés de la structure afin de leur permettre d’exercer leurs responsabilités.
Un système visant à recenser, analyser les principaux risques
En raison de l’évolution permanente de l’environnement ainsi que du contexte réglementaire, les structures doivent mettre en place des méthodes pour recenser, analyser et gérer les risques d’origine interne ou externe auxquels elles peuvent être confrontées et qui réduiraient la probabilité d’atteinte des objectifs. (HAMZAOUI, 2006 : 109).
Des activités de contrôle proportionnées aux enjeux propres à chaque processus
Les activités de contrôle sont présentes partout dans l’organisation, à tout niveau et dans toute fonction qu’il s’agisse de contrôles orientés vers la prévention ou la détection, de contrôles manuels ou informatiques ou encore de contrôles hiérarchiques. En tout état de cause, les activités de contrôle doivent être déterminées en fonction de la nature des objectifs auxquels elles se rapportent et être proportionnées aux enjeux de chaque processus. Dans ce cadre, une attention toute particulière devrait être portée aux contrôles des processus de construction et de fonctionnement des systèmes d’informations.
Une surveillance permanente portant sur le dispositif de contrôle interne
Comme tout système, le dispositif de contrôle interne doit faire l’objet d’une surveillance permanente. Il s’agit de vérifier sa pertinence et son adéquation aux objectifs de la société. Cette surveillance est mise en œuvre par le management sous le pilotage de la plus haute hiérarchie (Direction Générale, Coordination Nationale…). Elle prend notamment en compte l’analyse des principaux incidents constatés, le résultat des contrôles réalisés ainsi que des travaux effectués par l’audit interne, lorsqu’il existe. Cette surveillance s’appuie notamment sur les remarques formulées par les commissaires aux comptes et par les éventuelles instances réglementaires de supervision.
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Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE
CHAPITRE 1. Gestion comptable et financière et contrôle interne dans les associations
1.1. Processus concourant à l’élaboration de l’information comptable et financière publiée
1.2. Définition et Objectifs du Contrôle interne
1.3. Le périmètre du contrôle interne
1.4. Les composantes du contrôle interne
1.5. Les acteurs du contrôle interne
1.6. Les composantes du contrôle interne : Management des Risques
CHAPITRE 2. Elaboration du manuel de procédures comptables et financières
2.1. La notion de manuel de procédures
2.1.1. Définition du manuel de procédures
2.1.2. La notion de procédure
2.1.3. Les tâches
2.2. Principes généraux d’un manuel de procédure
2.2.1. Principe d’organisation et séparation des fonctions
2.2.2. Principe d’intégration ou autocontrôle
2.2.3. Principe de permanence
2.2.4. Principe d’universalité
2.2.5. Principe d’indépendance
2.2.6. Principe d’information et qualité du personnel
2.2.7. Principe d’harmonie
2.3. Objectifs d’un manuel de procédures
2.4. La structure d’un manuel de procédures
2.4.1. L’introduction du manuel
2.4.2. Les fiches de procédures
2.4.2.1. La description synthétique de la procédure
2.4.2.2. Le flow chart
2.4.2.3. La fiche descriptive des tâches
2.4.3. Les annexes et les tables complémentaires
2.5. La démarche d’élaboration d’un manuel de procédures
2.5.1. La préparation de la mission
2.5.1.1. Cartographie des procédures existantes
2.5.1.2. Le découpage des processus
2.5.1.3. La codification des processus
2.5.1.4. La chemise de procédure
2.5.2. La réalisation de la mission d’élaboration du manuel de procédures
2.5.2.1. Évaluation du système de contrôle interne
2.5.2.2. Analyse de l’existant
2.5.2.3. Rédaction du manuel des procédures
CHAPITRE 3. Méthodologie de la recherche
3.1. Modèle d’analyse
3.2. Outils de collecte de données
3.1.1. L’interview
3.1.2. L’analyse documentaire
3.1.3. Les réunions
3.2. Les outils d’analyse des données
3.2.1. La grille de séparation des tâches
3.2.2. Le questionnaire de contrôle interne
3.2.3. Les tests de conformité
3.2.4. Les tests de permanence
PARTIE 2 : ELABORATION DES PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIERES DE L’UDGPMK
CHAPITRE 4. Présentation de l’UDGPMK
4.1. Historique, but et objectifs
4.2. Organisation et mode de fonctionnement de l’UDGPMK
4.2.1. Les différentes instances de l’UDGPMK
4.2.2. Les missions et les attributions de l’Assemblée Générale
4.2.3. Les missions et les attributions du Bureau Exécutif
4.2.4. Les missions et les attributions du comité de contrôle
4.2.5. Les missions et les attributions de l’Unité de Gestion
4.2.6. Le mode de fonctionnement de l’UDGPMK
CHAPITRE 5. Les procédures comptables et financières de l’UDGPMK
5.1. Point sur la prise de connaissance et l’évaluation du contrôle interne
5.1.1. La réunion d’ouverture
5.1.2. Les entretiens
5.1.3. Prise de connaissance des procédures non formelles existantes
5.1.3.1. La comptabilité générale
5.1.3.2. La gestion de la caisse et des comptes bancaires
5.1.4. Evaluation des procédures cartographiées
5.1.4.1. Insuffisances apparentes au niveau de la gestion comptable et financière
5.1.4.2. Evaluation des insuffisances apparentes
5.1.4.3. Prise en charges des insuffisances apparentes par le manuel
5.2. Les procédures comptables et financières de l’UDGPMK
5.2.1. Les objectifs des procédures comptables et financières
5.2.2. Composantes du système comptable
5.2.2.1. Définition et rôle du système comptable
5.2.2.2. Système comptable
5.2.3. Les supports comptables
5.2.3.1. Pièces comptables
5.2.3.2. Les registres comptables
5.2.4. Chronologie de l’exécution du travail comptable
5.2.5. Plan comptable
CHAPITRE 6. Procédures comptables conçues par cycle et démarche de mise à jour
6.1. Cycle Achats-Dépenses-Fournisseurs
6.2. Cycle des immobilisations
6.3. Cycle stock
6.4. Cycle de gestion du personnel (Paie)
6.5. Cycle gestion de la trésorerie
6.5. Cycle mobilisation des ressources
6.6. Etats financiers
6.7. Diffusion et mise à jour des procédures comptables
6.7.1. Diffusion du manuel de procédures
6.7.2. Mise à jour du manuel de procédures
6.7.2.1. Motifs de mise à jour du manuel
6.7.2.2. Responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel
6.7.2.3. Méthodologie de mise à jour du manuel
6.7.2.4. Diffusion des procédures modifiées
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE
