L’externalisation de la fonction comptable et les facteurs explicatifs de l’externalisation comptable
L’externalisation de la fonction comptable
Dans son article « Fiche de bonnes pratiques de la fonction comptable et financière externalisée » publié en mai 2001, la Chambre de Commerce et d’Industrie de LYON (CCIL) définit l’externalisation comptable comme le fait de confier à un prestataire, avec un engagement sur les résultats, la responsabilité de tout ou partie de la fonction administrative et comptable, avec, quand ils existent et quand le client demande, reprise de tout ou partie du personnel et des moyens de production concernés.
L’objectif de l’externalisation de la fonction comptable et financière est donc de recentrer l’exercice de la fonction comptable en la confiant à un prestataire externe, et ce après un constat de départ :
– inefficience du service ;
– incapacité à répondre aux attentes de la Direction Générale.
Selon HUYNH & TONDEUR (2011), l’externalisation de la fonction comptable consiste à confier à un prestataire externe une partie ou la totalité de ses activités comptables qui étaient jusqu’alors réalisées en interne. L’adoption de cette nouvelle forme organisationnelle est une réponse aux faiblesses d’une organisation établie .
La définition de la CCIL nous paraît plus complète parce qu’elle fait ressortir l’aspect selon lequel le prestataire peut, sur la demande du client, prendre en partie ou dans sa globalité le personnel et les moyens qui étaient affectés à la production comptable .
Les facteurs explicatifs de l’externalisation comptable
La décision d’externaliser part d’un certain nombre de raisons. Nous montrerons dans cette partie les raisons qui poussent les entreprises à externaliser et les avantages que présente cette pratique.
Les raisons de l’externalisation de la fonction comptable
Toujours dans son article intitulé « Fiche de bonnes pratiques de la fonction comptable et financière externalisée » publié en mai 2001, la Chambre de Commerce et d’Industrie de Lyon précise que : « devant la complexité des règles administratives, il est nécessaire de se renforcer sur son cœur de métier. Les fluctuations économiques font qu’il est préférable de transformer des charges fixes en variables et l’externalisation est un nouveau mode de management qui s’impose. » .
La chambre de Commerce et d’Industrie de Lyon poursuit dans le même article en disant que : «les responsables (directeurs administratifs et financiers) qui externalisent le font pour les raisons suivantes :
– s’affranchir des évolutions technologiques ;
– alléger leur structure et avoir davantage de flexibilité ;
– avoir les ressources humaines les plus performantes ;
– maitriser les couts ;
– une meilleure gestion de risques. » .
La chambre de Commerce et d’Industrie de Lyon termine en disant que : « les fonctions comptables et financières ne sont pas le cœur de métier de l’entreprise. Elles sont de par leur nature très codifiées et standardisées. Ces raisons plaident en faveur de l’externalisation de la fonction comptable. » .
Les avantages de l’externalisation comptable
L’externalisation selon HUYNH (2004 : 15) apparaît comme une des pratiques qui répond aux trois objectifs : recentrage sur le cœur de métier, économie des coûts et flexibilité. Cette partie énonce les avantages de l’externalisation de la fonction comptable sous quatre axes qui sont fonction de ces trois objectifs. Ces axes sont les suivants : stratégique, financier, opérationnel et organisationnel.
Stratégique : recentrage sur le cœur de métier
La stratégie actuelle des grandes entreprises vise à se recentrer sur les compétences clés et à externaliser les activités considérées comme périphériques (DESREUMAUX, 2001). La première raison repose sur la complexité de l’organisation liée à sa taille. La seconde relève de l’analyse stratégique liée à la limite de ses ressources. Pour renforcer son avantage concurrentiel, l’entreprise doit les affecter en priorité aux activités contribuant plus à la création des valeurs. PORTER dans son analyse de la chaîne de valeur considère la fonction comptable comme un soutien aux activités primaires qui elles contribuent le plus fortement à la création de valeur pour l’entreprise. Ainsi, le fait d’externaliser cette fonction permet à l’entreprise de dégager des ressources financières et managériales pour investir dans le « cœur de métier » et être en mesure de répondre à la course de compétitivité.
Financier : économie et maîtrise des coûts
Les gains financiers sont considérés comme le principal avantage de l’entreprise externalisée. Premièrement, elle bénéfice de l’économie d’échelle grâce à la spécialisation du prestataire. Deuxièmement, elle reçoit des liquidités grâce à la vente des actifs. Cette solution est particulièrement appréciée par les entreprises ayant connu des difficultés de trésorerie. Troisièmement, l’externalisation permet à l’entreprise d’éviter des investissements imprévisibles et non-nécessaires liés à l’évolution de la fonction comptable.
Au-delà des gains monétaires, l’externalisation rend la fonction financière plus dynamique et plus flexible. La variabilité des charges fixes permet aux directeurs financiers de connaître les coûts réels de leur fonction comptable et de chaque prestation.
Opérationnel : garantie de la qualité et de l’image
D’abord, les entreprises cherchent dans l’externalisation de la fonction comptable une sécurité de la qualité en raison du caractère normalisé de cette activité. Cela leur permet de bénéficier de multiples compétences car les cabinets d’expertise comptable regroupent des spécialistes pluridisciplinaires : droit social, fiscalité, consolidation…
De plus, la comptabilité évoluant régulièrement en fonction du changement réglementaire (lois de finance, jurisprudences fiscales…), l’externalisation apparaît donc comme une pratique dynamique à double intérêt. L’entreprise externalisée peut à la fois suivre l’évolution de l’environnement et économiser les coûts de formations.
Les informations comptables sont à la fois une aide à la décision pour la direction générale en interne et un des outils d’analyse pour les tiers ou les investisseurs. La dégradation de sa qualité en termes de conformité ou de délai peut avoir des conséquences sur l’image de l’entreprise. Ainsi, le recours à un spécialiste est alors un moyen de protection de l’image de performance de l’entreprise.
Organisationnel : allégement de la structure et gain de flexibilité
L’externalisation de la fonction comptable est marquée par deux avantages organisationnels majeurs. Le premier concerne l’allégement de la structure grâce au transfert des actifs physiques et humains. Ainsi, les directeurs libérés d’une partie de la gestion quotidienne de l’entreprise ont plus de temps à consacrer aux clients et à la stratégie. Le second repose sur la flexibilité organisationnelle en fonction de l’activité et de l’évolution technologique. En cas d’augmentation d’activité, l’externalisation permet à l’entreprise de trouver rapidement une solution car le nombre de personnel et de moyens mis à disposition par le prestataire varie selon son activité. En sens inverse, dans le cas de crise économique, en faisant appel à un prestataire extérieur, l’entreprise ne se soucie pas de la lourdeur des charges fixes ou de frais de personnel liés à la fonction externalisée. Elle peut concentrer ses ressources pour obtenir des opportunités permettant de s’en sortir plus vite que ses concurrents.
Périmètre externalisable et démarche de mise en place d’une externalisation comptable
Processus assez complexe, l’externalisation comptable ne saurait être mise en œuvre sans une définition du périmètre externalisable et une élaboration de la démarche à suivre. Ainsi, au travers de cette section, nous définirons le périmètre externalisable et exposerons la démarche suivie généralement par les entreprises lorsqu’elles font le choix d’externaliser leur fonction comptable.
Démarche de mise en place d’une externalisation comptable
Dans son article « L’outsourcing de la fonction comptable » publié sur son site (www.ocaaudit.com) le 31 mai 2011 ; le cabinet Organisation Conseil Audit précise que la mise en place et la réussite d’une opération d’externalisation passe au préalable par la réalisation d’un certain nombre de phases essentielles .
Toujours dans le même article, le cabinet précise que : « la mise en place d’un processus d’externalisation exige une forte implication du management et une démarche de partenariat étroit avec le prestataire lors de toutes les étapes de la mise en œuvre ».
Le cabinet Organisation Conseil Audit (OCA) précise également dans le même article que: La démarche de délégation comptable se traduit par la désignation d’un responsable projet placé sous la supervision conjointe de la direction comptable financière de l’entreprise et de l’associé du cabinet prestataire.
Commentaires :
Les commentaires suivants sont apportés pour chaque phase par le cabinet dans le même article. Le cabinet OCA précise donc ce qui suit :
« La 1ère phase : Analyse de l’existant des objectifs et contraintes
Objectifs :
– établir la cartographie de l’organisation comptable en vigueur ;
– mode d’Imputation des pièces comptables ;
– formalisation des circuits actuels de flux de documents (Workflow) ;
– compréhension des modes de traitements comptables en vigueur: système comptable et de gestion propre à l’entreprise, comptabilité analytique et budgétaire) ;
– prise en comptes des contraintes de l’entreprises (clôtures périodiques, délais de reporting, déclarations fiscales, etc.) ;
– analyse des volumes par circuit comptable ;
– achat/fournisseur ;
– vente/client ;
– trésorerie / règlement .
La 2ème phase : Choix stratégiques délégation des tâches et travaux conservés en interne l’analyse de l’organisation comptable existante en phase 1 permet de définir les enjeux pour optimiser la qualité, la fréquence et la pertinence des informations financières.
A l’issue de cette analyse, une réflexion conjointe client/expert-comptable doit s’initier afin de définir précisément la nature des opérations externalisables et celles qui doivent demeurer en interne. un cahier des charges matérialise les conclusions à l’issue de cette phase déterminante.
La 3ème phase : Etude d’opportunité et analyse du retour sur investissement .
Sur la base du cahier des charges défini à l’issue de la 2e phase, un business plan prévisionnel permettant de chiffrer le retour sur investissement est établi par l’expert-comptable :
– calcul du coût complet de la structure et des traitements actuels ;
– évaluation du nouveau coût interne prévisionnel (coût actuel moins les économies liées à l’actualisation) et du coût externe ;
– estimation de la réduction des charges d’exploitation en année 1 et des perspectives d’évolution sur les années suivantes en fonction de la croissance.
La 4ème phase : La décision d’externaliser
La décision de sous-traiter donne lieu à la signature d’une lettre de mission définissant les engagements et obligations du prestataire et du client.
La 5ème phase : Mise en place de l’architecture de traitement/formation
La mise en place de l’architecture de traitement s’articule en quatre phases successives:
– paramétrages des systèmes et interfaces (logiciel de reconnaissance optique des caractères, déversements automatiques, etc.);
– rédaction des manuels de procédures ;
– formation du personnel ;
– mise en œuvre progressive sur la base de dossiers tests.
La 6ème phase : Le démarrage effectif des activités. »
Le démarrage des activités et leur réalisation permettent d’aboutir aux facteurs clés de succès suivants :
– le partage d’une culture commune entre le prestataire et le client ;
– le choix du prestataire qui doit être un spécialiste de l’externalisation et de la fonction qu’il prend en charge ;
– une bonne communication en interne en particulier sur la planification de l’information ;
– une interface fiable entre prestataire et client ;
– la mise au point d’indicateurs de mesure des résultats et des procédures de suivi de la prestation ;
– la capacité d’assurer en interne la maîtrise d’ouvrage.
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Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE
Chapitre 1 : L ’EXTERNALISATION DE LA FONCTION COMPTABLE
1.1. Pratique comptable et externalisation
1.1.1. La comptabilité : Définition
1.1.2. L’externalisation : Définition et Phénomènes connexes
1.1.2.1. Définition
1.1.2.2. L’externalisation et les phénomènes connexes
1.1.2.2.1. L’externalisation et la sous-traitance
1.1.2.2.2. L’externalisation et impartition
1.1.2.2.3. Externalisation, concession et franchise
1.1.2.2.4. Externalisation, downsizing et reengineering
1.2. L’externalisation de la fonction comptable et les facteurs explicatifs de l’externalisation comptable
1.2.1. L’externalisation de la fonction comptable
1.2.2. Les facteurs explicatifs de l’externalisation comptable
1.2.2.1. Les raisons de l’externalisation de la fonction comptable
1.2.2.2. Les avantages de l’externalisation comptable
1.3. Périmètre externalisable et démarche de mise en place d’une externalisation comptable
1.3.1. Le périmètre externalisable de la fonction comptable
1.3.2. Démarche de mise en place d’une externalisation comptable
Chapitre 2 : IDENTIFICATION ET ANALYSE DES RISQUES LIES A L’EXTERNALISATION COMPTABLE
2.1. Identification des risques liés à l’externalisation comptable
2.1.1. Notion de risque
2.1.2. Risques liés à l’outsourcing comptable
2.1.2.1. Le risque stratégique
2.1.2.1.1. Les risques liés à la dimension contractuelle
2.1.2.1.2. Les risques encourus par les parties
2.1.2.2. Le risque social
2.1.2.3. Le risque de dépendance et d’irréversibilité
2.1.2.3.1. Le prestataire
2.1.2.3.2. Les risques liés à l’activité
2.1.2.3.3. Les risques liés à l’organisation et à la tenue de la comptabilité
2.2. Analyse des risques liés à l’externalisation de la fonction
2.2.1. Les risques liés à la rédaction d’un mauvais contrat
2.2.2. Le risque de dépendance envers le prestataire
2.2.3. Le risque de défaillance du prestataire
Chapitre 3 : METHODOLOGIE DE L’ETUDE
3.1. Modèle théorique d’analyse
3.2. Les outils de collecte des données
3.2.1. La narration, l’entretien et le questionnaire de prise de connaissance
3.2.2. L’observation et la revue documentaire
DEUXIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE
Chapitre 4 : PRESENTATION DU CABINET DELOITTE SENEGAL
4.1. Mission et vision du cabinet Deloitte Sénégal
4.2. Structure organisationnelle du cabinet Deloitte
4.2.1. Organisation Interne
4.2.2. L’organisation du travail au sein de Deloitte
4.3. Les activités du cabinet
4.3.1. L’expertise comptable
4.3.2. L’Audit
4.3.3. Le Conseil
4.3.3.1. Juridique et fiscal
4.3.3.2. Organisation et gestion
4.3.3.3. Secteur financier et gestion des risques
Chapitre 5 : DESCRIPTION DE L’EXTERNALISATION COMPTABLE AU CABINET DELOITTE
5.1. La phase de négociation
5.2. La phase de préparation
5.2.1. Le dossier permanent
5.2.2. Le dossier d’exercice
5.2.3. Le dossier d’analyse
5.3. La phase de programmation et d’exécution des travaux : la tenue de la comptabilité ..
5.3.1. Le paramétrage du logiciel
5.3.2. Réception et classement des pièces
5.3.3. La réception des pièces comptables
5.3.3.1. Le tri des pièces comptables
5.3.3.2. Le classement des pièces comptables
5.3.3.3. La codification des pièces comptables
5.3.4. Imputation et saisie des pièces
5.3.4.1. L’imputation des pièces comptables
5.3.4.2. La saisie des pièces comptables
5.3.5. La centralisation des écritures et la production des états financiers
5.3.5.1. La centralisation des écritures
5.3.5.2. La production des états financiers
Chapitre 6 : ANALYSE DES RISQUES LIES A L’EXTERNALISATION DE LA FONCTION COMPTABLE ET RECOMMANDATIONS
6.1. Les risques généraux liés aux contrats identifiés
6.1.1. Les risques liés à l’organisation des tâches
6.1.2. Les risques liés à la logistique informatique déployée
6.1.2.1. Le paramétrage du logiciel
6.1.2.2. La maintenance
6.1.3. Les risques de tenue de comptabilité
6.1.3.1. La réception des pièces
6.1.3.2. Le classement des pièces
6.1.3.3. L’imputation des pièces
6.1.3.4. La saisie des pièces
6.1.3.5. La centralisation des écritures
6.1.3.6. La production des états financiers
6.2. Analyse des risques identifiés
6.3. Les recommandations
6.3.1. Les recommandations par rapport à l’organisation des tâches
6.3.2. Les recommandations par rapport aux supports informatiques
6.3.2.1. Le renouvellement et l’acquisition de quelques matériels informatiques
6.3.2.2. La maintenance du système informatique
6.3.3. Les recommandations par rapport à la tenue de la comptabilité
6.3.3.1. La réception des pièces
6.3.3.2. Les imputations des pièces
6.3.3.3. La centralisation des écritures
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
GLOSSAIRE
BIBLIOGRAPHIE
