La comptabilité est un outil permettant de connaître périodiquement le résultat de l’activité tout en déterminant le patrimoine de l’entreprise afin de porter l’information à la connaissance des parties prenantes au capital, voire des partenaires de l’entreprise.
La comptabilité générale offre une base essentielle à l’établissement du résultat fiscal et à la justification des différentes assiettes d’imposition (TVA, taxes sur les salaires, taxe professionnelle, impôt sur les bénéfices etc.) et plus généralement des droits sur les tiers et des droits des tiers. Ce sont entre autres, des raisons pour lesquelles elle est obligatoire et codifiée.
Cadre théorique sur la comptabilité et sur l’externalisation de la fonction comptable
Définition de la comptabilité et ses objectifs
L’histoire de la comptabilité, l’évolution de sa technique et de ses objectifs sont liés au développement du commerce, de l’industrie et des services. L’évolution de la technique comptable s’est faite en trois phases :
– La première phase assez sommaire a duré jusqu’au moyen âge et était basée sur le principe de la partie simple . Les aspects patrimoniaux ne sont apparus qu’à partir de 1340 en Italie avec l’instauration de la partie double et des principes comptables ;
– la seconde phase date de l’ère industrielle et est caractérisée par l’afflux des capitaux et l’apparition des outils de gestion interne de l’entreprise ;
– la troisième phase est celle que nous vivons actuellement. La comptabilité a un objectif multidimensionnel : c’est la comptabilité à partie multiple donnant le maximum d’informations sur l’écriture comptable.
Après ce bref rappel sur l’histoire de la comptabilité, nous allons énoncer quelques définitions de la comptabilité.
Diverses définitions
Tout au long de nos recherches sur internet et dans les ouvrages consultés nous avons pu lire de nombreuses définitions de la comptabilité, cependant deux ont tout particulièrement retenu notre attention.
La première définition trouvée s’énonce ainsi : « La comptabilité est le recensement et la mesure économique de l’activité et du patrimoine d’une entité économique (entreprise, collectivité, association, État, administration publique, etc.). Ce recensement est fait chronologiquement par inscription dans les documents dits ‘ comptables’. Le plus souvent la tenue d’une comptabilité résulte d’obligations juridiques, sociales ou fiscales. C’est un outil d’information financière tant pour l’entité elle-même que pour l’extérieur» (www.académie.com-le comptable, le 18 -08-2008).
La seconde définition proposée par SAMBE (2003 : 32). Il définit la comptabilité comme suit : « La comptabilité peut être définie comme un système d’organisation de l’information financière permettant de :
– saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées ;
– fournir, après traitement approprié, un ensemble d’informations conforme aux besoins de divers utilisateurs intéressés ».
Notre volonté d’approfondir notre réflexion sur la comptabilité nous incite à comprendre ses objectifs. Nous verrons dans le prochain paragraphe comment ces derniers se déclinent.
Les objectifs de la comptabilité
La comptabilité générale sert aux dirigeants et aux propriétaires d’entreprises à évaluer la bonne marche de leurs affaires mais elle sert également aux tiers qui ont besoin de connaître la situation financière de l’entreprise avec laquelle ils traitent.
La comptabilité comme outil d’information
Les utilisateurs externes des informations comptables et financières sont nombreux et leurs attentes sont souvent divergentes.
➤ Au plan externe, la comptabilité informe:
Les actionnaires, les associés, et les propriétaires de l’entreprise qui détiennent une partie du capital social. Ils sont attentifs à la valeur du patrimoine de l’entreprise et aux bénéfices qu’ils peuvent encaisser ;
La comptabilité procure les informations souhaitées sur les résultats et les performances de l’entreprise permettant aux actionnaires de contrôler l’action des dirigeants, d’apprécier l’incidence des décisions prises par les dirigeants et de vérifier qu’elles ne sont pas contraires à leurs intérêts ;
– les créanciers à long ou à court terme ont prêté de l’argent à l’entreprise. Avant de s’engager avec une entreprise, ils ont eu besoin d’évaluer la capacité de celle-ci à rembourser ses dettes et son risque de défaillance financière ;
– les fournisseurs sont attentifs à la solvabilité de leurs clients, aux délais de règlement et plus généralement aux perspectives de développement. Ils vont s’intéresser à la trésorerie de l’entreprise et à son endettement.
– les clients sont également sensibles aux perspectives de développement susceptibles de garantir la continuité des prestations après la vente proprement dite. Ils vont étudier l’évolution du chiffre d’affaires, ainsi que l’équilibre financier ;
– l’administration fiscale est un destinataire obligé. De nombreux impôts ont leur assiette sur des données comptables (taxe professionnelle, cotisations et taxes sur les salaires, impôts sur les sociétés…). De plus, pour justifier leur déclaration annuelle de résultat, les entreprises doivent remettre à l’administration fiscale des documents comptables de synthèse.
➤ Au plan interne, elle sert à :
– produire des informations utiles pour la gestion quotidienne ou la prise de décision stratégique (investissements, emprunts) ;
– aider les dirigeants à diagnostiquer les forces et les faiblesses de l’entreprise et préparer leurs décisions ;
– informer les salariés concernés par de nombreux aspects de la vie de l’entreprise, mais plus particulièrement par les informations sur la capacité de l’entreprise à payer les rémunérations, les augmenter et maintenir l’emploi.
Il existe de nombreux utilisateurs potentiels de l’information comptable. La comptabilité s’avère indispensable aux dirigeants de l’entreprise comme aux différents agents économiques ; finalement, c’est l’ensemble du système économique qui en dépend à condition que cette information soit fiable.
C’est ce qui a poussé le législateur à réglementer et à rendre obligatoire la tenue de la comptabilité.
La comptabilité comme obligation légale
La comptabilité générale, contrairement à la comptabilité de gestion, est obligatoire et strictement réglementée afin d’en faire un outil d’information sûr et compréhensible.
Elle s’applique à toutes les professions libérales, industrielles, commerciales ou artisanales. Les mêmes règles s’appliquent à l’ensemble des secteurs : la comptabilité est normalisée. Les mêmes modèles, les mêmes représentations sont utilisées. Il existe un cadre unique, un langage commun, qui permet à toute personne extérieure à l’entreprise d’accéder aux informations comptables mais aussi de comparer les entreprises entre elles.
La tenue d’une comptabilité en interne
La comptabilité générale dans l’espace OHADA est régie par les dispositions de l’Acte Uniforme portant organisation et harmonisation des comptabilités d’entreprise, le Système Comptable OHADA (SYSCOHADA).
L’article 4 de l’Acte uniforme nous précise que pour garantir la qualité et la compréhension de l’information, toute comptabilité implique :
– le respect des principes comptables ;
– une organisation répondant aux exigences de collecte, de tenue, de contrôle, de présentation, de communication et de vérification ;
– la mise en œuvre de méthodes et de procédures ;
– l’utilisation d’une terminologie commune.
L’organisation de la tenue de la comptabilité et de la présentation des informations financières doit permettre l’établissement dans les délais requis d’états financiers réguliers et sincères, donnant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise.
Selon l’Acte Uniforme portant harmonisation des comptabilités (article 17) l’organisation doit respecter les règles essentielles suivantes :
– la tenue de la comptabilité dans la langue officielle et dans l’unité monétaire légale du pays ou est immatriculée l’entreprise ;
– la comptabilité doit être tenue en partie double ;
– la comptabilité doit être faite à partir de pièces justificatives adéquates à conserver dans les formes et les délais requis (on a l’obligation de conserver les pièces pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice);
– les opérations doivent être enregistrées en respectant les principes comptables et de façon exhaustive et chronologique ;
– l’identification des enregistrements doit être faite en indiquant l’origine de l’imputation, le contenu de l’opération et les références des pièces justificatives
– les traitements effectués doivent être irréversibles afin de garantir le caractère définitif des enregistrements comptables correspondants ;
– la numérotation et la mention de la date doivent apparaître sur les états périodiques fournis par le système de traitement ;
– la pratique de l’inventaire des biens, des créances et des dettes de l’entreprise suivi de leur valorisation ;
– le recours à un plan comptable issu du Système Comptable OHADA ;
– la tenue obligatoire des livres et autres supports autorisés permettant l’établissement des états financiers ;
– les livres comptables et autres supports obligatoires sont : le livre-journal, le grand livre, la balance générale et le livre d’inventaire.
Dans une entreprise lorsque la comptabilité est tenue en interne, elle est tenue par un comptable unique ou par plusieurs comptables supervisés par un chef comptable (pour les grandes structures). La répartition des tâches est faite de manière à respecter le principe de séparation des tâches.
Par exemple celui qui s’occupe de tenir la caisse ne doit pas passer les écritures concernant la caisse et ne doit pas avoir la signature du ou des comptes bancaires de l’entreprise.
L’entreprise peut décider au contraire de faire tenir sa comptabilité en externe, nous verrons comment, dans le troisième chapitre de cette partie.
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Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
Chapitre 1 : Cadre théorique sur la comptabilité et sur l’externalisation de la fonction comptable
1.1. Définition de la comptabilité et ses objectifs
1.1.1. Diverses définitions
1.1.2. les objectifs de la comptabilité
1.1.2.1. la comptabilité comme outil d’information
1.1.2.2. La comptabilité comme obligation légale
1.2. La tenue d’une comptabilité en interne
1.3. La spécificité de la tenue d’une comptabilité en externe
1.3.1. Externalisation partielle
1.3.2. Externalisation totale
1.4. Processus d’externalisation de la comptabilité
1.4.1. Définitions de l’externalisation de la comptabilité
1.4.1.1. Définitions de l’externalisation
1.4.1.2. Définitions de l’externalisation de la fonction comptable
1.4.2. Les différentes étapes de l’externalisation de la comptabilité
Chapitre 2 : Risques liés à l’externalisation de la fonction comptable des entreprises
2.1. Les risques liés à l’externalisation
2.1.1. Le risque de sous performance ou de non performance
2.1.2. Le risque de défaillance du prestataire
2.1.3. Le risque de perte de savoir faire
2.1.4. Le risque de dépendance
2.1.5. Le risque social
2.2. Conditions générales de succès de l’externalisation de la fonction comptable et maîtrise des risques
2.2.1. Les conditions de succès de l’externalisation de la fonction Comptable
2.2.2. Evaluation des risques de l’externalisation de la comptabilité
2.2.2.1. Evaluation de la probabilité de survenance
2.2.2.2. Evaluation de l’impact de survenance
2.2.3. La maîtrise des risques liés à l’externalisation de la fonction comptable
Chapitre 3 : La méthodologie de recherche et le modèle d’analyse
3.1. Le modèle d’analyse
3.1.1. La description des variables d’analyse
3.1.2. Présentation du modèle d’analyse
3.2. La méthodologie de recherche
3.2.1. Entretiens
3.2.2. Revue documentaire
3.2.3. Observations sur le terrain
CONCLUSION GENERALE
