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La fonction approvisionnement
Dans la plupart des entreprises, les matières premières, les composants, les fournitures et services divers sont acquis à l’extérieur. La compétitivité et la rentabilité de l’entreprise dépendront des choix ou des arbitrages réalisés à cette occasion.
Mission de la fonction approvisionnement
La mission de la fonction « approvisionnement » est de procurer à l’entreprise, dans les meilleures conditions de qualité, de coûts, de délais et de sécurité, les matières premières, les composants, les fournitures, les outillages, les équipements et les services dont l’entreprise a besoin pour ses activités.
Tâche de la fonction approvisionnement
La fonction « approvisionnement » a pour tâches de :
Connaître les marchés et les sources d’approvisionnement pour toutes les catégories d’achats et surveiller leurs évolutions ;
Collaborer à la définition des caractéristiques et spécifications des produits à acheter;
Rechercher, sélectionner les fournisseurs et négocier avec eux ;
Programmer, passer les commandes d’achats ;
Suivre les livraisons des commandes ;
Contrôler les réceptions des commandes ;
Analyser l’utilisation des achats dans les différents services ;
Gérer les stocks ;
Fournir les informations dans ce domaine à tous les services utilisateurs.
Objectif de la fonction approvisionnement
Les principaux objectifs de cette fonction sont :
Assurer la sécurité et la régularité des approvisionnements ;
Améliorer le rapport qualité/prix des produits achetés ;
Limiter et optimiser le niveau des stocks de matières premières et des fournitures.
Le contrôle interne
Le contrôle interne se définit comme une discipline généralisée de gestion orientée vers le strict respect des procédures, lois et règlements, de même qu’une action aboutissant à la concrétisation des principes norme de confiance. Dans ce sens l’application de contrôle interne est utile au sein d’une organisation.
Et la société STB l’a bien compris c’est pourquoi elle a intégrée l’outil de contrôle interne dans son gestion d’approvisionnement.
La notion de juste à temps (JAT)
Le Juste-à-temps est une méthode d’organisation et de gestion de la production, propre au secteur de l’industrie, qui consiste à minimiser les stocks et les en-cours de fabrication.
Appelée aussi « flux tendu » ou « 5 zéros » ou encore « zéro-délai », la méthode est issue du toyotisme ; elle consiste à minimiser le temps de passage des composants et des produits à travers les différentes étapes de leur élaboration, de la matière première à la livraison des produits finis. Les cinq zéros correspondent à zéro panne, zéro délai, zéro papier, zéro stock et zéro défaut.
Le JAT a donc un double objectif, la première est d’augmenter la réactivité du système logistique : diminuer le délai, diversifier la production,…et la seconde consiste à diminuer le cout global de production : en éliminant les gaspillages inutiles (diminution des stocks intermédiaire). Ce sont donc les deux approches de la méthode juste à temps
Augmenter la réactivité du système logistique
Le but est ici de pouvoir répondre rapidement aux variations quantitative et qualitative de la demande.
Le moyen utilise est le suivant : pour raccourcir le cycle de fabrication, on réduit les stocks.
Pour réduire les stocks, les fournisseurs doivent livrer plus souvent et par période continue.
Le délai de livraison est calculé à partir d’un ratio :
Poids moyen par expédition : Ratio poids/expédition
Remarquons que, pour réduire les stocks, il faut s’attaquer à leur cause : les pannes machines, les temps de réglage longs, etc.
La rationalisation de la production
Le but est ici d’améliorer la performance globale en éliminant les gaspillages. Le principe fondamental est que les seuls temps utiles sont ceux pendant lesquels le produit voit sa valeur s’accroitre. Ainsi, les opérations suivantes sont non productives : déplacer, stocker, grouper, contrôler,. . .
On parlera dans cette partie le taux de rebuts
L’étude de la fonction approvisionnement permet ainsi de comprendre son fonctionnement, de ce fait il sera possible d’identifier comment améliorer sa performance et d’élaborer un diagnostic sur son cas.
METHODOLOGIE D’ANALYSE
Dans le but de disposer des données nécessaires à la concrétisation de l’ouvrage, il nous est capital de passer par l’utilisation d’outils tels que la collecte de données via des enquêtes et entretiens ; la recherche et synthèse tant bibliographique que webographique ainsi que la détermination des méthodes d’approche.
Recueil des données secondaires
Les techniques de documentation englobent les méthodes ainsi que les outils utilisés communs pour les hypothèses pour permettre de disposer des informations nécessaires à l’établissement de l’ouvrage.
Collecte des données
La collecte de toutes les données nécessaires à la réalisation de l’ouvrage a été opérée grâce aux divers recherches et documentations, essentiellement les livres ainsi que les ouvrages des prédécesseurs sur internet.
Les renseignements obtenus nous a permis dans une certaine manière d’élaborer le cadre théorique de notre recherche. Il nous a été d’une grande aide pour élaborer les hypothèses et de cerner le domaine de notre recherche.
Traitement des données
D’une manière générale, les informations recueillies et demandées sont traitées comme suit :
• Mise en forme
L’objectif principal de l’étude est d’identifier les indicateurs financiers dans la fonction approvisionnement pour sa performance. A partir des données internes recueillies auprès des personnes travaillant au sein de la société, on dispose d’un outil d’aide pour la gestion de la fonction. Ces données considérées chiffrés seront la base de la recherche car ils serviront d’apprécier la performance de la fonction à une période déterminée.
Recueil des données primaires
L’enquête était choisie plutôt que d’autre technique de collecte de données dans un sens où elle permet d’obtenir les données qu’on souhaite avec plus de détails possible.
Entretien
Il s’agit de traduire les hypothèses établies en hypothèses opérationnelles et de façonner les instruments qui permettront de les vérifier. Elles sont traduites en termes de mesure quantifiable et le questionnaire répond à ces soucis de vérification des hypothèses.
L’entretien réalisé au sein de la société a été adapté selon les divisions à questionner.
Entretiens avec les membres de la société :
o Le gérant: Premier Responsable de la société STB : l’entretiens avec le gérant a permis de mieux appréhender l’environnement interne de la société ainsi que les procédures et indicateurs clés pour diagnostiquer la fonction approvisionnement.
o Le gestionnaire de stock:
L’entretien avec cette personne opine sur les procédures et processus internes concernant les modes d’approvisionnement
o Le personnel dans le magasin et dépôt:
Les informations et données recueillies auprès de ces personnes ont permis d’avoir une connaissance générale de la société.
Les entretiens passés au niveau de chaque responsable du niveau hiérarchique facilitent la compréhension de la procédure de la fonction approvisionnement et permettent également d’avoir une connaissance générale sur le fonctionnement des activités de chaque département.
Enquête
Une enquête est une démarche intellectuelle qui a pour but la découverte de faits, l’amélioration des connaissances ou la résolution de doutes et de problèmes. Concrètement, il s’agit d’une recherche poussée d’informations, avec le but de l’exhaustivité dans la découverte des informations inconnues au début de l’enquête et parfois la volonté de publication des informations collectées. Notre thème s’articule autour de la recherche de performance dans la fonction approvisionnement à travers un diagnostic financier. Dans ce sens notre enquête s’est orienté le mode de fonctionnement de la fonction pour la performance de la société. Mais l’objectif global était d’identifier les indicateurs financiers pour la performance de la fonction.
Les éléments essentiels de l’enquête sont :
Le sujet de l’investigation (la recherche des indicateurs dans la fonction approvisionnement)
La population ciblée (le département approvisionnement, le magasinier, personnel dans le dépôt)
La finalité de l’étude (optimiser la fonction approvisionnement)
Traitement d’analyse
L’analyse SWOT (Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats) ou FFOM (Forces – Faiblesses – Opportunités – Menaces) est un outil d’analyse stratégique. Il combine l’étude des forces et des faiblesses d’une organisation avec celle des opportunités et des menaces de son environnement, afin d’aider à la définition d’une stratégie de développement.
L’APPROVISIONNEMENT CHEZ STB
La société STB est une société de travaux et bâtiment ce qui fait que les matières premières tourne autour de la construction des bâtiments. Le stock est constitué principalement par des matières premières comme : le ciment, le sable, le fer, les gravillons, les moellons, les briques, les parpaings. Mais ces matières premières ne constituent que les composants de bases d’autres matières premières qui entrent en jeu pour les différents œuvres réalisés par la société. Et c’est dans ce sens là que le déroulement de la fonction approvisionnement est explicité ici-bas.
Déroulement de la fonction approvisionnement
De prime abord il est important de connaitre qu’actuellement STB travaille sur 11 chantiers dont 6 constituent des gros œuvres (plus de 2 ans). Ces chantiers concernent des travaux de construction de villa pour les uns ou des rénovations de bâtiment pour les autres.
Ces chantiers pour la construction des villas se situent à Ivato, Tanjombato, Kazim Ivandry, Enduma, Chandarana, Mahatony et les chantiers pour des rénovations se situe à Eden, Chocolaterie Robert, Papmad, Madecasse, Cité Planton.
Ensuite, les approvisionnements se font en fonction de l’avancement de ces chantiers.
Les différentes étapes de l’approvisionnement sont les suivants :
Le devis
La commande chez le fournisseur
La livraison
Ces chantiers pour la construction des villas se situent à Ivato, Tanjombato, Kazim Ivandry, Enduma, Chandarana, Mahatony et les chantiers pour des rénovations se situe à Eden, Chocolaterie Robert, Papmad, Madecasse, Cité Planton.
Ensuite, les approvisionnements se font en fonction de l’avancement de ces chantiers.
Les différentes étapes de l’approvisionnement sont les suivants :
Le devis
La commande chez le fournisseur
La livraison
Le devis
Le devis est un document demandé par le client pour savoir la valeur estimative de la construction que la société va entreprendre. Ce devis contient les différentes phases de la construction ainsi que les quantités et les prix de chaque composante utile pour les travaux. Une fois le devis accordé par le client, le document est envoyé aux bureaux d’études pour calculer les quantités de matières premières qui seront utilisées au cours des travaux.
Les conducteurs de travaux se chargent ensuite du calcul de faisabilité de l’étude sur terrain. Et ce n’est qu’à partir du calcul final du conducteur de travaux qu’on effectue les commandes nécessaires
Les conducteurs de travaux se chargent ensuite du calcul de faisabilité de l’étude sur terrain. Et ce n’est qu’à partir du calcul final du conducteur de travaux qu’on effectue les commandes nécessaires
La commande chez les fournisseurs
La commande est un acte délicat car elle peut amener la société à sa perte si elle ne tient pas compte des conditions suivantes :
Evaluation de l’ensemble des besoins en stocks avant de passer commande
Il faut bien poser la question est ce que cette commande existe déjà dans le stock ou il faut passer à la commande car il n’existe plus. Pour cela la société STB utilise la logiciel EBP pour suivre le mouvement de stock et peut voir tout de suite s’il reste en stock ou non.
L’assurance d’une quantité de stockage suffisant et disponible pour recevoir la commande à son arrivée
Afin de s’assurer que les capacités de stockage soient suffisantes pour les nouvelles commandes, un inventaire physique est effectué à chaque nouvelle commande pour préparer les places. Chez STB, il existe différents emplacements destinés pour chaque livraison des matériels et matières premières sauf pour les gravillons, moellons, briques et sables qui sont livrés directement sur le chantier car ils ne sont pas stockés dans le dépôt à Ilafy.
Lors de la sélection des produits à commander il faut déterminant les quantités susceptibles d’être utilisées dans le chantier dans des délais raisonnables :
Tenir compte du taux de renouvellement des stocks, du cycle de production et de la demande clients
Ce taux de renouvellement de stocks est calculé à partir de la formule : Calcul de la rotation des stocks =CV/ Valeur moyenne des stocks.
Evaluation de l’ensemble des besoins en stocks avant de passer commande
Il faut bien poser la question est ce que cette commande existe déjà dans le stock ou il faut passer à la commande car il n’existe plus. Pour cela la société STB utilise la logiciel EBP pour suivre le mouvement de stock et peut voir tout de suite s’il reste en stock ou non.
L’assurance d’une quantité de stockage suffisant et disponible pour recevoir la commande à son arrivée
Afin de s’assurer que les capacités de stockage soient suffisantes pour les nouvelles commandes, un inventaire physique est effectué à chaque nouvelle commande pour préparer les places. Chez STB, il existe différents emplacements destinés pour chaque livraison des matériels et matières premières sauf pour les gravillons, moellons, briques et sables qui sont livrés directement sur le chantier car ils ne sont pas stockés dans le dépôt à Ilafy.
Lors de la sélection des produits à commander il faut déterminant les quantités susceptibles d’être utilisées dans le chantier dans des délais raisonnables :
Tenir compte du taux de renouvellement des stocks, du cycle de production et de la demande clients
Ce taux de renouvellement de stocks est calculé à partir de la formule : Calcul de la rotation des stocks =CV/ Valeur moyenne des stocks.
Le contrôle interne au niveau de l’approvisionnement
D’après l’observation ainsi que les informations recueillies auprès du gestionnaire de stock on a pu relever les démarches ci-dessous en matière de contrôle interne :
Expression du besoin :
Le besoin est exprimé oralement par l’ensemble des magasiniers, s’il s’agit des achats de dépannage au gestionnaire de stock. Sinon, il s’agit de commander à partir d’un devis signés et accordés par le client.
Choix de fournisseurs :
L’entreprise consulte au minimum trois fournisseurs (SANIFER, ABC Construction, UBP par exemple), et sélectionne parmi eux celui qui présente le meilleur rapport qualité prix, modalité de paiement, condition de livraison …
Commande :
Les commandes doivent obligatoirement passer par le service achat (gestionnaire de stock) qui établie les bons de commandes pré numérotés en quatre (4) exemplaires :
1er exemplaire pour le fournisseur ;
2ème exemplaire pour le service achat ;
3éme exemplaire pour le magasinier ;
Et le 4ème pour la comptabilité fournisseur.
Pour les bons de commandes dépassant 20 000 Ar, ils doivent être signés par le gérant.
1er exemplaire pour le fournisseur ;
2ème exemplaire pour le service achat ;
3éme exemplaire pour le magasinier ;
Et le 4ème pour la comptabilité fournisseur.
Pour les bons de commandes dépassant 20 000 Ar, ils doivent être signés par le gérant.
Réception de la marchandise :
Le service réception se situe à l’entrée de l’entrepôt (dans le dépôt). Lorsque les camions livrent la marchandise le réceptionnaire (la plupart du temps le magasinier) signe le bon de livraison du fournisseur en deux exemplaires :
Le 1er reste à la réception pour archivage c’est-à-dire au dépôt
Le 2ème remis au livreur.
Le réceptionnaire crée alors un bon de réception, qui est établi en quatre exemplaires :
Le premier est envoyé au service achat (pour le gestionnaire)
Le second accompagne la marchandise reçue pour son stockage dans le magasin
Le troisième est conservé par le service dépôt
Le quatrième est adressé au service comptable.
Le 1er reste à la réception pour archivage c’est-à-dire au dépôt
Le 2ème remis au livreur.
Le réceptionnaire crée alors un bon de réception, qui est établi en quatre exemplaires :
Le premier est envoyé au service achat (pour le gestionnaire)
Le second accompagne la marchandise reçue pour son stockage dans le magasin
Le troisième est conservé par le service dépôt
Le quatrième est adressé au service comptable.
Entrée en stock :
Les pièces reçues sont directement entrées en stock par le gestionnaire de stock, celles concernant les achats de dépannage sont rangées dans des casiers propres à chaque magasinier. Les pièces destinées au stockage sont directement rangées dans des casiers correspondant à la nature de la pièce.
Le magasinier qui s’occupe des entres physique en stock met à jour l’inventaire permanent à la fin de chaque journée dans un cahier spécial.
Le magasinier qui s’occupe des entres physique en stock met à jour l’inventaire permanent à la fin de chaque journée dans un cahier spécial.
Enregistrement des factures fournisseurs
Les factures provenant des fournisseurs sont transmises au service comptable. Celui-ci classe les factures par ordre d’arrivée et par fournisseurs puis recherche le bon de réception et le bon de commande correspondants.
Il effectue alors la vérification de la facture (quantité, prix unitaire, conditions, règlement…) En appose un cachet avec l’imputation comptable, la date de vérification, et sa signature sur ligne « bon à payer ».
La société de travaux et bâtiment dispose donc d’un contrôle interne au niveau de la fonction approvisionnement ce qui permet de suivre dans les bonnes conditions les stocks se trouvant dans les dépôts. Toute fois même si la société dispose de ce système, la méthode qu’elle applique au sein de ce département est celle du juste à temps, ce que nous étalerons dans le chapitre qui suit.
Il effectue alors la vérification de la facture (quantité, prix unitaire, conditions, règlement…) En appose un cachet avec l’imputation comptable, la date de vérification, et sa signature sur ligne « bon à payer ».
La société de travaux et bâtiment dispose donc d’un contrôle interne au niveau de la fonction approvisionnement ce qui permet de suivre dans les bonnes conditions les stocks se trouvant dans les dépôts. Toute fois même si la société dispose de ce système, la méthode qu’elle applique au sein de ce département est celle du juste à temps, ce que nous étalerons dans le chapitre qui suit.
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Table des matières
Introduction
PARTIE I : MATERIELS ET METHODES
CHAPITRE II : SOCIETE DE TRAVAUX ET BATIMENT (STB)
Section 1 : Aperçu général de la STB
1.1 Situation géographique
1.2 Historique
Section 2 : Activités
2.1 Etude de projet
2.2 Réalisation
2.3 Organigramme
Section 3 : Objectifs
3.1 Objectif à court terme
3.2 Objectif à long terme
CHAPITRE I : LES THEORIES DE BASES DE L’ETUDE
Section 1 : La performance
1.1 Définition de la performance
1.2 Les composantes de la performance
Section 2 : Diagnostic financier
2.1 Le terme « diagnostic » dans son contexte général et financier
2.2 BFR
2.2.1 Ratio de délai client
2.2.2 Ratio de délai fournisseur
2.2.3 Ratio de rotation des stocks
Section 3: La fonction approvisionnement
3.1 Mission de la fonction approvisionnement
3.2 Tâche de la fonction approvisionnement
3.3 Objectif de la fonction approvisionnement
3.4 Le contrôle interne
3.5 La notion de juste à temps (JAT)
3.5.1 Augmenter la réactivité du système logistique
3.5.2 La rationalisation de la production
CHAPITRE III : METHODOLOGIE D’ANALYSE
Section 1: Recueil des données secondaires
1.1 Collecte des données
1.2 Traitement des données
Section 2 : Recueil des données primaires
2.1 Entretien
2.2 Enquête
Section3 : Traitement d’analyse
PARTIE II : RESULTATS
CHAPITRE I : L’APPROVISIONNEMENT CHEZ STB
Section 1 : Déroulement de la fonction approvisionnement
1.1 Le devis
1.2 La commande chez les fournisseurs
1.3 La livraison
Section 2 : Le contrôle interne au niveau de l’approvisionnement
2.1 Expression du besoin
2.2 Choix de fournisseurs
2.3 Commande
2.4 Réception de la marchandise
2.5 Entrée en stock
2.6 Enregistrement des factures fournisseurs
CHAPITRE II : METHODE DE LA PRODUCTION JUSTE A TEMPS
Section 1 : Augmenter la réactivité du système logistique
Section 2 : La rationalisation de la production
PARTIE III : DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
CHAPITRE I : L’ANALYSE SWOT
Section 1 : Interprétations des résultats au niveau de l’approvisionnement
1.1 Déroulement de la fonction approvisionnement
1.2 Le contrôle interne
Section 2 : Interprétations des résultats au niveau de la production juste à temps…
Section 3: Les forces, les faiblesses, les opportunités et menaces de la société
3.1 Forces et faiblesses
3.2 Opportunités et menaces
CHAPITRE II : LIMITE DE LA PERFORMANCE
Section 1 : Limites de la réalisation du JAT
Section 2 : Limites de la fonction approvisionnement
CHAPITRE III : RECOMMANDATIONS
Section 1 : Recommandation au niveau des faiblesses de la société
1.1 Inexistence de séparation de fonction
1.2 Taux de rebuts assez élevé
1.3 Absence dans le tableau international
1.4 Incertitude sur l’avenir du grand œuvre
1.5 Système de procédure d’achat rigide
1.6 Moindre participation des employés concernant la production juste à temps
Section 2 : Recommandations au niveau des menaces de la société
2.1 Hausse du cours des matières premières
2.2 Développement des nouveaux concurrents
2.3 Baisse de pouvoir du PIB national à cause de la crise
2.4 Soumissions aux fluctuations de taux de change
CONCLUSION
Bibliographie et webographie
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